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Le déploiement de la version intitulée V0 en interne du portail Changepoint a enfin été validé pour le 1er juillet 2019. Ce portail est l'élément central du chantier de digitalisation (nom de code DIGIT) mené par AUSY depuis l'automne 2017.  Le portail de saisie des temps et des congés est la partie émergente d'un système d'informations modernisé et qui n'avait pas évolué depuis des années. La gestation de ce projet fut beaucoup plus longue que prévue avec trois reports de déploiement (été 2018, janvier 2019, avril 2019) raisonnablement décidés en raison de l'ampleur des impacts pas toujours bien estimés au moment de la phase de réflexions et de spécifications insuffisantes opérées fin 2017, ainsi que des tests à prévoir. Convaincue de la nécessité de se moderniser et d'aller vers des solutions de facilitation administrative, la CFDT était en forte attente de la concrétisation de ce beau projet.

 

Une commission pour tout se dire

 

Ne nous méprenons pas : le 1er juillet n'est qu'une première pierre. La décision de lancement fut prise il y a peu en considérant qu'il était impératif de déployer une solution quitte à limiter l'ambition de ses fonctionnalités. En début d'année, devant le mécontentement des représentants du personnel vis-à-vis de l'information fournie trop imprécise et irrégulière, la Direction proposa de créer une commission dite Changepoint composée d'un membre par syndicat et d'un membre représentant les élus non syndiqués. Cette instance se réunit depuis février 2019 avec une fréquence d'une quinzaine de jours et ses interlocuteurs sont d'une part le Directeur administratif et Financier (aujourd'hui faisant partie du groupe Randstad France) et du pilote opérationnel du projet DIGIT. Les échanges s'y font en toute transparence et la CFDT se félicite de la coopération de l'Entreprise et de la confiance établie vers la délégation des élus. La contrepartie de cette transparence est la confidentialité assortie aux propos échangés. A présent que nous sommes à quelques jours du déploiement, il est temps de faire un point général sur les informations dont nous disposons et que vous êtes en droit de connaître à proximité d'une échéance aussi importante.

Un effort de formation inédit

 

Ce chantier de réforme des outils du système d'informations de l'Entreprise s'est accompagnée depuis plusieurs semaines de sessions de formations en présentiel adressées aux populations les plus investies dans la manipulation des données d'activités : assistantes, comptabilité, administration des ventes, paie, management des équipes des centres de production (delivery). Managers commerciaux et consultants vont disposer d'une formation en ligne (tutoriels) pour appréhender le nouvel outil. A l'issue de la bascule, l'assistance sera constituée du recours à une adresse électronique, une hotline n'est pas prévue pour l'instant. La CFDT a insisté sur la nécessité de disposer des processus écrits pour les salariés afin  qu'ils puissent avoir connaissance des mécanismes oeuvrant en arrière-plan des applications, des délais de traitement et des points de recours en fonction des problématiques. Ces nouveaux outils s'accompagnent aussi d'une nouvelle organisation des services supports et il convient donc d'y adjoindre une notice explicative. Il y aura aussi nécessité à poursuivre l'effort de formation en aval du déploiement afin d'y recueillir le retour d'expérience de la pratique des nouveaux outils et processus de travail.

 

Des objectifs manqués au lancement, un manque de visibilité sur les livrables ultérieurs ...

 

La première surprise est plutôt de taille : le portail Changepoint, accessible depuis un navigateur web, s'avère requérir l'utilisation exclusive d'Internet Explorer, qui est le navigateur cible de la recette actuelle ! Voilà une constatation qui soulève beaucoup d'incompréhension et qui ne prend du même coup pas en compte la possibilité d'accéder sur smartphone à la saisie sur les outils. La CFDT s'est étonnée de ce recul par rapport aux moyens existants qui donnent par exemple la faculté au salarié en congés d'intervenir sur la validation de son activité s'il n'avait pas eu le temps de le faire en temps utile depuis son bureau ou son domicile. Cette dimension responsive n'est donc pas ciblée comme prioritaire et c'est très regrettable. La maîtrise d'ouvrage nous confirme ne pas avoir la maitrise sur les priorités établies dans les développements en cours. Ce qui est certain, c'est que nous nous dirigeons vers une version déployée pourvue de fonctionnalités limitées par rapport à l'objectif de départ et sans avoir pu prendre en compte les retours obtenus lors des formations effectuées. Les mois futurs seront donc l'objet de corrections et d'évolutions. Les dates des versions ultérieures (V1, V2) ne sont pas encore connues. Sujet sensible du fait de la politique RGPD, les habilitations d'accès aux données confidentielles sont en cours de vérification. A la base, ce seront les assistantes qui auront accès aux données personnelles des salariés.

Le nouvel outil de paie, déjà en production, sera en service pour la paie de juillet. Qui dit nouveau logiciel, dit nouveau format de la feuille de paie. Celle-ci évoluera donc quelque peu, sans bien sûr changer son contenu, enfin nous l'espérons. Concernant la paie, il est important de préciser que tout évènement est pris en  compte pour le mois suivant dès lors qu'il intervient au plus tard le 15 du mois courant.

Si l'on fait un point sur ce qui sera disponible dans le portail, il est annoncé qu'il intégrera la gestion des congés. Il y a à ce sujet une particularité :  le changement d'outils pourrait nécessiter une re-saisie des congés posés postérieurement au 15 juin dans les anciens outils (Timenet , InputER). En fonction de l'échéance de ceux-ci et de la volumétrie, ces congés seront re-saisis par les services AUSY ou par le salarié. La CFDT recommande une vigilance particulière sur cette période, il eut été opportun de communiquer en amont aux salariés cette subtilité. On peut regretter qu'un automatisme n'ait pas été prévu pour parer ce risque de "perte" de déclaration de congés.

Les données d'activité projets en engagement de résultats (de niveau 2 : centre services, et 3 : forfait pur) seront saisis dans JIRA. Les informations sont ensuite déversées régulièrement dans Changepoint (dans l'heure qui suit nous assure-t-on).  Il y aura un travail de reprise de données qui sera effectué en juillet pour initialiser correctement les outils. L'été sera studieux car cette charge de travail pourrait échoir aux chefs de projet, déjà bien occupés par ailleurs.

 

Fonctionnalité Frais : qu'est ce qui coince ?

 

Une autre déception intervient s'agissant de la gestion des lignes de frais professionnels : elle ne sera probablement pas disponible dans le portail pour la version déployée au 1er juillet. Une solution est à l'étude pour proposer un mode dégradé : continuer à saisir dans Timenet par exemple. Il règne une certaine incompréhension sur la non disponibilité de cette fonctionnalité. L'aspect que l'on nous a le plus vendu dans cette offre s'avère programmé pour une date encore indéfinie. Voilà qui est frustrant quand on nous parlait d'un avenir où il suffirait de prendre en photo une note de frais et de l'envoyer via une application mobile avec son smartphone. Pourquoi ne sommes-nous pas en capacité d'avoir cette solution déjà disponible chez RANDSTAD et où la réactivité de remboursement est de 15 jours ? Mystère et amertume... Voilà un sujet qui est pourtant l'objet de fortes attentes de la part des salariés et dont la date concrétisation n'est pas encore connue, sans que l'on sache vraiment pourquoi. C'est rageant car nous attendions beaucoup de la traçabilité unitaire des éléments de frais, il faudra encore attendre... probablement ?

 

Quelle perspective pour l'engagement financier  ?

 

Les fonctionnalités améliorées du portail sont bien évidemment mises en attente et ne devrait pas intervenir avant la fin de l'année. Il reste une interrogation sur les moyens attribués au développement à la suite de la V0, le projet ayant jusque là consommé une quantité importante de fonds. Il ne fait pas de doute que le maintien en conditions opérationnelles sera assuré mais nous ne disposons pas d'état concernant l'engagement détaillé (humain et financier) à moyen et long terme comme nous le demandions déjà depuis plusieurs mois. La gestion de ce projet demeure opaque et organisé d'une façon étonnante : la maitrise d'ouvrage est tributaire de ce que l'équipe de développement décide de livrer... Dans ce contexte, la visibilité est réduite sur les perspectives futures : le recours à différents intervenants externes devra bien s'interrompre à terme et la prise de relais par AUSY ou RANDSTAD n'est pas encore abordé.

 

Saisie des temps : vous verrez bien...

 

La Direction nous assure que la saisie des heures d'activités, et notamment des heures supplémentaires, dans le portail a été testé et fonctionne. On nous rassure donc sur ce point sans pour autant nous présenter des exemples précis. La CFDT est donc contrainte de croire ces propos sur les capacités du portail sans pour autant en avoir eu la démonstration. Il faudra donc juger sur pièces et nous serons pour veiller à la conformité de ces outils par rapport au Code du Travail et aux accords d'Entreprise. On peut regretter que les syndicats n'aient été sollicités dans la réflexion sur ces sujets que lors de réunions NAO où les idées étaient évoqués sans en avoir la concrétisation par la présentation de prototypes opérationnels. La seule démonstration que nous ayons vu n'était guère rassurante...

 

Régularisations : pas assez d'intégration dans l'outil

 

Certaines opérations délicates sont prévues comme le retour a posteriori (mois suivant) sur des déclarations d'activités réalisées (journée de congé annulée car finalement travaillée) mais le processus correspondant reste à documenter. Cela reste complexe car d'une part le service paie doit être informé d'une régularisation et aussi le service d'administration des ventes, via une demande par mail... Là ou l'on s'aperçoit que cet outil mêle automatisme et processus encore manuel. A notre sens, toute manipulation devrait intervenir et être tracée via le portail. L'émission d'un mail devrait par exemple être automatisée. Des progrès seront donc encore à opérer car on peut douter que ces aspects soient documentés dans le détail dans quinze jours... De notre point de vue, ce sujet est encore très perfectible. Ce sont souvent des aspects qui sont négligés ou passés en priorité basse lors de l'élaboration des traitements.

L'avancée positive de ce changement d'outil et de la mise en place de nouveaux processus est toutefois de repousser la date de clôture des saisies des temps vers la fin de mois, là où actuellement la date du 20 mois est une référence contraignante. Cela réduit donc les risques de régularisation dans la même proportion sans toutefois les éliminer totalement. Des calendriers de clôture seront établis annuellement.

 

Croisons les doigts...

 

En synthèse, la CFDT s'étonne du peu de précision à propos des réponses apportées sur un nombre important d'interrogations à une quinzaine de jours d'un déploiement. Une série de sujets sont encore non statués à la veille du premier déploiement et c'est pour nous anormal. Il est important de se focaliser sur un périmètre plus restreint que prévu et de basculer les sujets en souffrance vers un planning ultérieur. La gestion de ce projet, bien que grandement en progrès depuis ses débuts, reste étonnante. La CFDT espère fortement que les objectifs principaux soient tenus et ne perturbent pas le quotidien des salariés :  saisie des congés, saisie des temps et réalisation d'une production sans encombres. Le sujet des frais, pourtant si sensible, souffre d'une incertitude et nous nous étonnons de ne pas disposer d'une solution palliative claire à l'heure présente. La communication n'est toujours pas le point fort de notre Entreprise et la grande majorité des salariés reste peu au fait de cette actualité imminente, nous avons tenté de vous en dire plus par le bénéfice d'une commission de suivi transparente. Mais transparence ne veut pas pour autant signifier réponses claires... Le Graal n'est pas pour tout de suite, c'est évident. Nous nous nous acheminons vers un chantier hors d'eau pour la livraison et nous verrons plus tard pour le confort absolu. A ce sujet, nous vous parlions par ailleurs des négociations sur la gestion des astreintes et la mise en place du télétravail. Ce chantier digital entre en interaction forte avec ces sujets, le premier concernant la fonctionnalité de saisie des temps permettant de définir correctement les périodes d'astreintes et le respect des temps de repos, le second en intégrant un jour (lointain ?) une gestion interactive et traçable du mécanisme des demandes de télétravail occasionnel (sujet ayant hélas fait capoter l'aboutissement à un accord d'Entreprise). Cette fonction est déjà disponible dans une grande Entreprise du secteur numérique telle Orange pour ne pas la nommer. Il s'agit donc là de s'inspirer de pratiques premium à défaut de le devenir encore... Mais n'anticipons pas du contenu de la V2 (au moins !) du projet DIGIT, pour le moment place au big-bang...

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