Le Comité d'Entreprise a été informé en date du 29 janvier dernier du projet de politique de frais AUSY. Après un an de promesses et des années d'attente, la Direction présente enfin un document déclinant ses règles du jeu en matière de frais de repas, déplacements, hébergements. Sans présager du contenu, cette nouvelle est indéniablement à saluer. Toutefois, cet évènement ne pouvait qu'intervenir puisque fortement réclamé par vos élus dans le contexte du paramétrage des nouveaux outils de saisie promis pour le mois d'avril prochain. Elle est d'autant plus dans l'air du temps qu'un contrôle URSSAF (habituel dans les entreprises) intervient en ce moment même pour notre Entreprise. Nous sommes déjà avides d'en obtenir les conclusions (pas avant quelques semaines sans doute) afin de jauger de l'évolution des pratiques par l'analyse aiguisée de cet organisme de recouvrement de cotisations sociales. Voilà deux ans que le système opaque d'attribution des frais a été remanié en interne, quelle est encore la place résiduelle des pratiques déviantes ? Car oui, il subsistait au tournant de cette mini-réforme d'alors des résidus de compléments de salaires organisés sous forme de remboursement de trajets imaginaires. Depuis, le turn-over et les augmentations ont du faire leur oeuvre...  Nous vous renvoyons à notre article complet sur les frais professionnels pour ce petit historique ainsi que l'ensemble des catégories de frais couverts par cette politique. Pour l'heure, place aux grandes lignes du document en questions et à nos commentaires.

Notre première impression est que ce document résulte d'un travail rapide et peu précis. A la suggestion de la Direction des Affaires Sociales, un groupe de travail restreint s'est constitué afin de remonter ses observations sur ce document. La CFDT est le premier syndicat à avoir fourni une analyse écrite dudit document, soucieuse de l'importance pour les salariés d'obtenir un référentiel fiable, juste et complet. Précisons toutefois que la Direction n'entend pas négocier sur ce sujet (à notre grand regret) mais accepte toutefois d'aménager ses écrits en fonction des remarques des élus du personnel. Prise par le temps, elle désire communiquer au plus vite sur ce thème dont la teneur doit faire office de table de loi interne dès janvier 2019. Nous mettrons alors à jour nos informations dès communication du projet définitif.

Cette politique couvre l'ensemble des salariés d'AUSY SAS et des filiales françaises (donc AER et AUSY Technology à ce jour). Elle exclut les frais relatifs aux déplacements à l'international ainsi que les frais relatifs à l'envoi en formation (normalement pris en charge par la formation sinon gérés par l'Université AUSY). Il est regrettable de ne pas constater de points d'entrée indiqués pour ces sujets dans le document. Il ferait ainsi judicieusement office de renvoi vers d'autres référentiels. Il en va de même du service d'achats de matériels, qui pour l'heure, fait appel à un service de ticketing seulement accessible sur le réseau interne. Sans aller jusqu'à une demande d'achat, qui n'a pas eu un problème de mot de passe réseau ou messagerie invalide alors qu'il est en dehors des locaux ? Il faut alors soit posséder un numéro direct vers un membre de la DSI, soit posséder un ami de confiance dans la place qui vous fera un ticket... Bref, tout cela n'est pas encore très professionnel...

Sur le plan du contexte, rien, nada, quechi, wallou (ndlr : comme on peut dire dans d'autres cercles) !! Il eut été courageux et pédagogue d'introduire le sujet en déclarant que cette politique est définie en cohérence avec l’accord d’entreprise sur les conditions d'exercice de mission et la convention collective des bureaux d'étude. Elle se base aussi sur les préconisations de l’URSSAF permettant de qualifier juridiquement ces frais comme étant déductible de l’assiette de cotisations sociales. Ce préambule aurait le mérite d’éclairer la lanterne des salariés en posant les enjeux et notamment les sensibiliser sur les charges sociales pesant sur ces traitements, puisque c'est ainsi que notre Direction justifie ses prises de positions. Un peu de précautions donc, sans quoi le message est vide de sens. Mais de quoi rêve-t-on ? A-t-on déjà vu AUSY communiquer efficacement ? La prime PEPA en est un exemple récent et des plus déplorables, il est vrai !

Sans surprise, la règle de défraiement est conforme à nos prévisions écrites dans notre précédent article et rappelées ci-dessous  :

AUSY décide de se conformer au règles URSSAF en considérant le consultant en poste sédentaire dès le premier jour de mission chez le Client et attribue par voie de conséquence systématiquement un titre-restaurant d'une valeur faciale de 7,50€ à charge employeur 60% / salarié 40%. Cette règle est uniformément respectée dans l'entreprise. La compensation n'a lieu que pour une journée complète travaillé. Elle exclu le cas de l'inter-contrat à domicile mais est valide dans le cadre du télétravail. Les titres-restaurant sont remis en considération du nombre de jours ouvrés du mois à venir (M) déduction faite des absences du mois M-1.

Vient s'y ajouter deux points supplémentaires :

• repas du midi en situation de grand déplacement : le salarié bénéficie d'un TR par journée travaillée.
• le principe d'invitations repas est autorisé dans deux situations
  • invitation de clients par des managers (plafond de 32€ à 42€ par personne) ou des directeurs  (plafond de 61€ par personne)
  • invitation de collaborateur par des managers ou directeurs  : plafond de 25€ par personne

On appréciera le peu de générosité de notre Direction sur le cas du salarié en grand déplacement et qui ne bénéficie pas systématiquement d'un statut assimilable à un sédentaire. Il n'y a ici pas de critère de durée de séjour et c'est bien regrettable. La confusion règne dans ce document qui présente par ailleurs des forfaits repas URSSAF applicables dans cette situation de grands déplacements, il incluent normalement la notion de repas midi et soir, est-ce donc cumulable ? le flou persiste.

S'agissant des invitations, AUSY recopie scrupuleusement les dispositions de la politique de frais RANDSTAD. Dont il aurait été aussi pertinent de s'inspirer pour les forfaits hôteliers, nous le verrons par la suite...

Le document indique que l'indemnité de transport pour les déplacements entre la résidence habituelle et le lieu de travail est remboursé à hauteur de 50 % de l'abonnement. Toutefois, il introduit une modulation inédite : si un consultant réalise une mission à plus de 100kms de son agence de rattachement, sans être pour autant en grand déplacement, la participation s'élève alors à 100% de l'abonnement. Cet ajout répond à une problématique soulevé régulièrement au sujet de consultants éloignés de leur site de rattachement ainsi que de toutes autres agences.

Il est louable faire cet effort (qui ne correspond à rien au niveau de la convention collective ou de l'urssaf), mais ce critère de 100km nous apparaît un peu élevé. Pourquoi pas 50km comme le critère kilométrique de grand déplacement ? Un rappel toutefois : la part de prise en charge supérieure à 50% est soumis à l'impôt sur le revenu.

La réforme des frais réalisée début 2017 a poussé pas mal de managers à compenser les pertes de salariés sur l'indemnité repas en remboursant à 100% les abonnements de transports sans condition autre que la non cumulation avec les indemnités kilométriques. Ainsi sur Paris, 90% des salariés en transports étaient à 50% abonnement avant 2017. A l'issue de la réforme, 50% des salariés concernés par les indemnités transports ont eu 100% de l’abonnement de remboursés. La CFDT alerte sur le fait que ces nouvelles règles inscrites dans cette politique peuvent remettre en cause les avantages consentis car ils sont remaniés à chaque nouvelle mission. Vous devez donc être vigilants sur ce point. En résumé, il y a fort à parier de trouver à l'avenir  un délicieux mélange de traitement induisant potentiellement moultes discriminations...

Deux situations s'agissant du trajet domicile-lieu de travail :

• Si un salarié préfère utiliser sa voiture personnelle  pour se rendre sur son lieu de travail ou de mission, il sera remboursé  sur la base d’Indemnité kilométrique à concurrence de 50% du coût de l'abonnement transport en commun.
• Si le consultant est contraint d’utiliser sa voiture pour se rendre sur son lieu de mission et que cette contrainte est validée par son manager, il sera remboursé sur la base d’Indemnité kilométrique à concurrence de 0.42€ le km. Cette indemnité kilométrique est portée à 0,33€ par kilomètre pour les motos.

La distance retenue comme celle à indemniser est égale au résultat entre les distances suivantes, si le résultat est positif :

(distance domicile du consultant -  le site client)  moins  (distance domicile du consultant - agence de rattachement)

La CFDT constate ici deux choses :

• La Direction s'est remise en conformité avec l'accord d'Entreprise sur les conditions d'envoi en mission s'agissant de la distance considérée. On peut ensuite regretter ce calcul qui peut être moins favorable que la distance domicile-client mais charge aux syndicats de renégocier cet aspect dans un autre lieu.
• La prise en charge à concurrence de 50% vient ici se substituer à une prise en charge à concurrence de 100% admissible par l'URSSAF et adoptée dans un premier temps par la Direction dans ses règles officieuses. C'est regrettable, la CFDT milite pour une uniformisation à 100% que ce soit ici ou pour l'indemnité transport.

Le document rappelle ici la mise ne place de l'indemnité kilométrique vélo par décision unilatérale de l'employeur. La négociation sur ce sujet n'a effectivement pas été bien loin en raison de syndicats majoritaires peu envieux de valider des dispositions légales. La CFDT peut l'admettre mais regrette que les syndicats n'aient pas souhaité s'emparer de la problématique de sécurité toute relative du vélo et des impacts sur notre prévoyance dans le cas d'accidents de trajet. Sur ce sujet, la Direction a consenti la fourniture de gilets jaunes floqués AUSY (quelques semaines avant que la mode ne se développe) mais est resté muette sur la prise en charge d'autres équipements et protections (casque notamment) malgré nos demandes. Le document est encore une fois trop succinct sur ce thème et ne renvoie pas au document expliquant l'indemnisation de l'IK vélo disponible sur l'intranet (bon courage pour le dénicher) qui ne comporte d'ailleurs aucune référence. Quelle légèreté encore une fois... faut-il que nous fassions votre travail messieurs les dirigeants ?

Nous reviendrons à la charge sur ce sujet de la mobilité RSE qui est une tendance forte de l'époque. La CFDT y attache une grande importance en raison de ses enjeux environnementaux. Preuve d'une attente certaine, 52 salariés ont perçu des IK vélo au début de l'année 2019 (source Direction des Affaires Sociales).

Résumons-donc les dispositions :

• le montant de l'indemnité kilométrique vélo est fixé à 0,25€ par kilomètre,
• le montant total annuel de l’indemnité kilométrique vélo est plafonné à 200€,
• le trajet quotidien indemnisé correspond à la distance effectuée en vélo entre le domicile du salarié et son lieu de travail, ou la gare ou la station de transport collectif,
• le montant est déclaré
  • Soit le dernier mois de l’année civile concernée, et est payée au mois de janvier de l’année suivante ;
  • soit le dernier mois de travail du salarié en cas de départ en cours d’année, et est payée lors du virement des frais du mois qui suit la sortie du salarié.

Hôtel : modeste ou loin, Repas :  jeûne si possible ...

Transport : bien essayé mais non !

S'agissant du mode de transport, le document prône la solution la moins chère. C'est une erreur à notre sens, C'est l’aspect coût/efficacité qui doit être examiné (c’est Randstad qui le dit d'ailleurs…). Moins cher, plus long n’est pas forcément idéal. Dans cet esprit, les compagnies low-cost sont donc préconisées pour l'avion. On peut certes l'entendre mais pas le fait de méconnaître la norme de transport ferroviaire qui doit être la première classe pour les cadres selon la Convention collective. Cela est bien essayé, mais nous sommes vigilants. On peut émettre un souhait mais en aucun cas ne contraindre.

L'économie est partout présente sur ce chapitre puisqu'on privilégie les transports en commun et navettes avant tout recours à un taxi, qui ne pourra avoir lieu qu’avec l’accord préalable du manager... Nous ne partageons pas ce principe : comment avoir l’accord du manager avec une certaine réactivité quand le taxi s’impose en dernière minute par un imprévu ? Partager un taxi à quatre est parfois plus judicieux que le transport en commun ou la navette, il peut même être substitué par un VTC plus économique. Les paramètres de délai et praticité doivent être examinés en sus du coût. Le document est sur ce point trop lapidaire.

Les frais de parking sont acceptés lorsque leurs coûts, cumulés avec les frais inhérents à l’utilisation d’un véhicule, sont inférieurs à une autre solution (transports en commun, navette, taxi, etc.). Encore une fois, nous ne sommes pas d'accord : si on autorise l'usage d'un véhicule, il faut en assumer les conséquences en cas d’absence de parking gratuit dans les environs du lieu de destination.

Les frais engagés par un consultant qui utilise son téléphone portable dans le cadre de l’exercice de sa mission pourront être pris en charge à hauteur de 50% des abonnements Internet/téléphone portables hors option si le manager donne son accord. Cette prise en charge n’est pas possible dans le cas de salariés en inter contrat.

Pourquoi cette condition manager dépendant ? De plus on parle de téléphone dans la première partie de la phrase puis internet/téléphone dans la deuxième. Les abonnements peuvent être de plus distincts ou non. Cette mesure va selon nous indéniablement rajouter des inégalités de traitements aux existantes...

Les consultants en mission (interne ou externe) se feront remboursés de leur frais journaliers selon les dispositions indiquées dans leur ordre de mission. Les autres salariés n’auront pas d’ordre de mission, et le remboursement se fera exclusivement sur la base des règles figurant dans le document de politique de frais professionnels.

Le document évoque la saisie prochaine des frais de façon digitale. Les originaux des justificatifs n’auront plus à être envoyés. Ils devront être scannés et attachés à chaque ligne de frais. Il est recommandé aux salariés de les conserver jusqu’au paiement de la note de frais, et si leur situation fiscale personnelle le nécessite.

Le propos reste ambigu : qui a la charge juridique de conserver les justificatifs pendant trois ans ? le débat n’est pas tranché. La CFDT demande des garanties et un engagement de la Direction d’assumer cette charge.

Les justificatifs de notes de frais doivent être produits à l’occasion de contrôles de l’Urssaf ou par l’administration fiscale :

• L’Urssaf utilise ces reçus pour vérifier que les remboursements de frais correspondent bien à des dépenses exonérées de cotisations sociales.
• L’administration fiscale les exploite pour valider la déductibilité des charges et la TVA récupérée par l’entreprise.

L’enjeu de la dématérialisation des notes de frais est donc de satisfaire aux exigences de ces deux administrations, en d’autres termes de prouver que le justificatif a été numérisé dans des conditions garantissant sa fiabilité par rapport à l’original. Une fois cette assurance prise, le salarié peut être alors déchargé de l'archivage fastidieux de ses originaux. Cette évolution est profitable si elle permet d'éviter les pertes de justificatifs lors des envois, les coûts liés à l'envoi, et d'accélérer les temps de traitement et les délais de remboursement. Vivement demain donc.