Enfin un petit peu de temps en marge de l'actualité pour nous consacrer à un thème majeur dans l'Entreprise car il concerne l'ensemble des salariés mais de façon plus sensible les consultants en mission : la politique de frais professionnels. Chez AUSY, ce sujet est extrêmement sensible car il constitue fréquemment la variable d'ajustement finale pour l'envoi d'un collaborateur en mission et il est donc régulièrement l'objet d'abusives négociations et de litiges fréquents. Le manager souhaite minimiser une altération de la marge commerciale produite par une prestation et ne veille pas forcément à respecter les dispositions conventionnelles en vigueur. Notre Entreprise de conseils est ainsi faite qu'elle est confrontée systématiquement au dilemme de satisfaire autant que faire se peut le consultant sans toutefois rogner le profit. Ce sujet alimente régulièrement votre et notre mécontentement tant il est chronophage, usant et peu encadré en l'absence d'une politique affichée, claire et égalitaire.

Les mots sont lâchés : voilà bientôt deux ans qu'on nous promet des règles précises, uniformes et communiquées par voie officielle. Nous attendons toujours, pour l'heure les combines perdurent en prenant toute liberté avec les accords de branche ou d'Entreprise. Il est très probable que la mise en place des nouveaux outils de gestion, objet du chantier digital en cours, donne lieu enfin à la communication de cette fameuse politique encore officieuse pour l'instant. Rien ne dit bien sûr qu'elle respectera les termes des accords. Nous avons réclamé d'être consultés sur le paramétrage de ces outils s'agissant notamment des conditions de défraiement lors de l'exécution de missions. La Direction répond qu'il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre les conditions de missions et qu'elle n'entend pas soumettre à consultation ces éléments. Il faudra donc juger sur pièce le moment venu et nous vous en reparlerons alors. Pour l'heure, place à un peu d'historique récent qui a modifié quelque peu les usages légitimes tout comme les fâcheuses habitudes de l'Entreprise dans le domaine des frais professionnels...

L'année 2015 donna lieu pour AUSY à un contrôle URSSAF portant sur les années 2012 à 2014, processus habituel dans toute entreprise. L'administration fiscale pointe particulièrement à cette occasion son regard sur les pratiques suspectes mais aussi sur des sujets dont la surveillance se veut accrue par les directives gouvernementales du moment. La fiscalité est un vaste sujet, complexe et soumis à interprétations et évolutions diverses. La finalité de l'administration fiscale est en permanence d'éviter les dérives et donc de satisfaire correctement à la collecte de taxes. Chacun appréciera à sa façon ce noble service de l'Etat en fonction de ses expériences passées (!) mais sa devise pourrait être ainsi : chercher jusqu'à trouver... En la matière, les frais sont une zone connue d'optimisation fiscale pour dire les mots de façon courtoise. Depuis de longues années, les entreprises doivent se montrer attentives aux consignes ou observations relevées lors du passage des contrôleurs de l'administration. Faute de quoi, des redressements importants peuvent avoir lieu comme on a pu le constater chez certains de nos concurrents directs.

En comparaison de ces mésaventures coûteuses, notre Entreprise tira plutôt bien son épingle du jeu. Lors du contrôle, AUSY a probablement su se montrer de bonne foi en sollicitant l'URSSAF pour des échanges réguliers en vue de valider la future déclinaison de la politique de frais. Celle-ci était mise en cause entre autres par le principe d'une indemnité repas forfaitaire au montant très variable et des prises en charge d'indemnités kilométriques sans justification ou suivant des conditions non conformes à la fiscalité. L'engagement d'AUSY, afin d'échapper à un redressement fort,  était alors de régulariser ses pratiques et de mettre en place de nouvelles règles au 1er janvier 2017. La régularisation consista alors à réformer les conditions de défraiement des consultants et consécutivement de compenser les pertes de frais par une intégration d'un montant équivalent dans le salaire brut. Cette réforme ne se fit pas sans heurts, beaucoup de salariés durent nous solliciter pour des arbitrages. Certains furent justement compensés (de diverses façons alambiquées (totalement ou partiellement dans le salaire), d'autres lésés par les charges salariales supplémentaires et de toute façon l'ensemble des consultants concernés dut assumer un surplus d'impôt non compensé par AUSY. Ce fut aussi l'occasion pour certains managers, peu motivés à compenser, d'encourager le départ de tel ou tel consultant ... Ce fut donc globalement un changement pénalisant où on aurait pu penser qu'en contrepartie les nouvelles règles établies aurait fait preuve de transparence et d'uniformité. Il n'en fut rien et vous le verrez plus avant dans cet article.

Ne nous méprenons pas sur la nature du jugement de l'URSSAF qui porte avant tout sur la qualification de la dépense et de son éligibilité à une exonération  : toute déclaration de frais échappant à un cadre défini ou ne respectant pas un plafond est soumis à des charges supplémentaires. Le redressement URSSAF à l'issue du contrôle pouvait concerner ainsi tous les frais non justifiés alors considérés comme élément de salaire et soumis à cotisations, majorations et pénalités de retard. Lors du contrôle, AUSY ne fut pas mis en cause en raison d'un système délictuel mais pour des pratiques fiscalement non conformes. Depuis quelques années, l’URSSAF a renforcé ses procédures de contrôle sur les allocations forfaitaires de frais de repas et de déplacement dans les SSII, donnant lieu à des redressements pouvant atteindre plusieurs millions d’euros. L’organisme conteste le statut de « déplacement professionnel » appliqué aux consultants en mission, qui donne lieu à une exonération de cotisations sociales dans une certaine limite de montant (jusqu’à 18,30 € en 2016). Dans le cadre de missions de longue durée, c’est en effet le régime « sédentaire » qui s’applique, lequel ne bénéficie pas d’une exemption. Dans une lettre-circulaire (ACOSS n°20150000034) publiée en juillet 2015, l’URSSAF a posé un critère de durée pour caractériser une situation « sédentaire » : au-delà de 3 mois de mission auprès d’une même entreprise cliente, soit 55 jours de travail réalisés en continu. Dans les faits, la quasi-totalité des missions de consultants chez le client est éligible à une situation « sédentaire ». A compter du premier jour du quatrième mois consécutif de la mission, les indemnités de repas qui sont éventuellement versées n’ont plus le caractère de frais professionnels et doivent être intégrées dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale (sauf si la mission implique des déplacements professionnels hors des locaux de l’entreprise cliente). Devant ces contraintes, la Direction a décidé d'appliquer dès le premier jour de mission l'évitement fiscal et d'imposer le titre-restaurant à tous.

La notion du forfait repas pour le déjeuner, systématisé par AUSY pour les consultants en mission, faisait l'objet d'une valeur négociée et dont le montant était présenté de manière perverse comme un complément de rémunération par le manager. Même s'ils pouvaient contenter les deux parties, ces pratiques donnaient lieu à des inégalités de traitement que nous condamnions sans cesse. La réforme a mis fin à ce système et nous ne nous en plaindrons pas. AUSY a tout de même hérité de ce contrôle URSSAF un redressement de 0,9 M€ portant sur les frais des consultants. Notre Direction argua que sa politique de frais reposait sur des initiatives individuelles et qu'elle n'était pas industrialisée comme chez certains de nos concurrents. La sanction en fut donc moindre. Comme d’autres SSII redressées, AUSY bascula sur un système intégral de titres-restaurant à compter de début 2017. Jusqu’à cette date, les consultants ne bénéficiaient pas forcément de titres-restaurant, certains avaient des défraiements forfaitaires ou sur factures en fonction de leurs missions. Ainsi, en septembre 2016, 2 100 salariés disposaient d’une indemnité forfaitaire pour 1 150 salariés bénéficiant de titres-restaurant.

Nous aurions alors pu croire que les bonnes pratiques s'installeraient et que l'égalité serait respectée. Il n'en fut rien : l'intégration totale des anciens frais dans les salaires fut jugée trop importante à réaliser pour bon nombre de consultants. Des compensations accessoires furent donc mises en place de façon inégale (prise en charge forfait téléphonique, internet, 100% de l'abonnement transport) et même peu avouables (IK pour des déplacements pas toujours réalisés). Selon nos sources basées sur les conditions de défraiement de 1250 consultants parisiens à fin 2016, le montant global à compenser par le basculement intégral des indemnités repas vers les titres-restaurant représentait 1,2 M€ sur une année, soit près de 1000€ par salarié. La compensation de cette somme eu lieu pour moitié en rémunération (45%) et pour le reste principalement ... en indemnités kilométriques (45%). Avant la réforme, 9% des consultants parisiens disposaient d'IK pour 30% ensuite. Le reste des compensations s'établissait en forfait internet/téléphone (5%) et abonnement de transport (5%). Preuve de l'absurdité de cette réforme par le système compensatoire sans considérer la notion d'égalité de traitement : à l'issue 48% des consultants étaient remboursés à 50% du pass navigo et 52% avaient une prise en charge à 100% de celui-ci. De même, certains avaient des remboursements de forfait internet et/ou téléphone, d'autres non. Absolument n'importe quoi comme d'habitude...

Nous sommes donc simplement passés d'un système déviant à un autre... Depuis deux ans, le turn-over massif a fait son oeuvre et les disparités se sont sans doute atténuées par le départ de consultants ayant subi cette réforme. Qu'en est-il aujourd'hui ? Mystère, il nous faudrait avoir connaissance de règles uniques et précises... En attendant qu'AUSY se décide à communiquer officiellement de nouvelles dispositions, nous allons examiner l'ensemble des informations connues à ce jour. Nous commencerons, en respectant la hiérarchie des normes, par la loi basée principalement sur la jurisprudence et le régime social, ensuite la convention collective puis l'accord d'Entreprise. Ensuite, nous considérerons ce qu'applique AUSY pour le moment de manière complètement officieuse. Nous terminerons par nos préconisations dans ce domaine.

La définition des frais professionnels

En l'absence de disposition légale dans le code du travail, la jurisprudence a précisé la nature juridique des indemnités versées au salarié lorsque celles-ci ont pour but de le dédommager des dépenses qu'il a exposées dans le cadre de son activité. Les indemnités représentatives de frais ne constituent pas un élément rémunérant la prestation de travail, mais un remboursement de « frais professionnels », lorsqu'elles couvrent une dépense inhérente à l'emploi, résultant des conditions d'exécution du travail, et imposant au salarié une charge supérieure à celles liées à la vie courante. Les indemnités ou primes qui ne répondent pas à ces conditions sont considérées compenser des désagréments liés aux conditions d'emploi. Elles constituent alors un complément de salaire. Les frais professionnels les plus couramment exposés par le salarié sont : les frais de repas et de restauration lors de petits déplacements, les frais de transport domicile-lieu de travail , les frais liés à l'utilisation du véhicule personnel pour réaliser des déplacements professionnels, les frais de repas et d'hébergement lors de grands déplacements professionnels, les frais de mobilité professionnelle, les frais engagés dans le cadre du télétravail. Il ne faut pas confondre frais professionnels et avantages en nature. Les premiers sont des dépenses inhérentes à l'emploi qui doivent être remboursées au salarié alors que les seconds sont une prise en charge d'une partie des dépenses personnelles du salarié.

Les obligations de l'employeur sur les frais engagés

La jurisprudence a posé le principe selon lequel l'employeur doit obligatoirement prendre en charge les frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de son employeur. La prise en charge des frais professionnels par l'employeur peut être effectuée sous la forme d'un remboursement des sommes réellement dépensées (sur la base de justificatifs), sous la forme de remboursement de sommes calculées forfaitairement (définies par la convention, l'accord, le contrat de travail ou un usage) ou sous la forme d'un versement d'une somme globale correspondant à la rémunération et à l'indemnisation des frais professionnels (généralement réservée aux professions qui sont réputées entraîner des frais importants).

Lorsque le remboursement des frais professionnels est prévu par une convention collective, un contrat de travail, ou à défaut par référence aux usages, le salarié qui a exposé ces frais peut prétendre à l'indemnisation forfaitaire sans avoir à justifier des frais réellement exposés. Le salarié a droit à ce remboursement dès lors que la réalité même du déplacement n'est pas contestée. L'employeur ne peut exiger du salarié la justification de ses débours comme condition de son indemnisation.

La prescription de l'action en paiement des frais est de 3 ans. L'employeur peut toutefois fixer un délai de production des justificatifs des frais professionnels pour leur remboursement (par exemple fixer un délai d'un mois par note de service). Il n'est pas tenu de rembourser les frais pour lesquels le salarié n'a pas respecté ce délai. Quel que soit le mode de prise en charge retenu par l'employeur, les sommes effectivement perçues par le salarié au titre des frais professionnels doivent être indiquées en bas du bulletin de paie. Les frais professionnels non exonérés de cotisations sociales doivent figurer en haut du bulletin de paie, sur une ligne distincte de celle visant la rémunération mensuelle.

Les conditions de déductibilité de l'assiette de cotisations sociales

Les sommes versées en contrepartie ou à l'occasion du travail sont soumises à cotisations à l'exclusion des sommes représentatives de frais professionnels. En matière de sécurité sociale, il n'existe pas de liste exhaustive des frais professionnels : l'indemnité versée doit être une charge de caractère spécial, inhérente à la fonction ou à l'emploi du salarié, que celui-ci supporte au titre de l'accomplissement de ses missions.

Les avantages en nature constituent un élément de rémunération et donnent lieu à cotisations de sécurité sociale. L'attribution d'un avantage en nature permet au salarié de faire l'économie d'une dépense personnelle. Par contre, les frais professionnels sont des dépenses supplémentaires que le salarié est contraint d'effectuer de par ses conditions de travail.  En cas de litige sur la qualification à retenir, il appartient de rechercher si l'avantage litigieux correspond à une charge inhérente à la fonction ou à l'emploi des salariés, constitutive de frais professionnels n'entrant pas dans l'assiette des cotisations ou s'il s'agit simplement de la prise en charge d'une dépense personnelle laquelle serait alors qualifié d'avantage en nature soumis à cotisations.

L'employeur qui choisit de rembourser les dépenses réellement engagées par le salarié peut exclure ces frais de l'assiette des cotisations s'il est en mesure de remplir les deux conditions suivantes : prouver que le salarié a été ou est contraint d'engager ces frais supplémentaires dans l'exercice de ses fonctions et produire les justificatifs de ces frais qui doivent être conservés pendant trois ans. Il y a quatre cas dans lesquels le remboursement des frais professionnels s'effectue obligatoirement sur la base des dépenses réellement engagées : frais engagés par le salarié en situation de télétravail, frais engagés par le salarié à des fins professionnelles pour l'utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC), indemnités destinées à compenser les frais de déménagement, indemnités destinées à compenser les frais exposés par les salariés en mission à l'étranger, dans les territoires d'outre mer ou d'Entreprise étrangère envoyés en mission en France.

L'indemnisation des frais professionnels peut s'effectuer sous la forme d'allocations forfaitaires. La loi prévoit des limites d'exonération forfaitaires. La déduction de ces allocations et les justificatifs à produire par l'employeur diffèrent selon que le montant de l'allocation versé au salarié est inférieur ou non à cette limite. Des limites forfaitaires d'exonération, revalorisées chaque année, sont prévues pour :

• les indemnités de repas, lorsque le salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ;
• les indemnités de restauration sur le lieu de travail du fait des horaires de travail du salarié ;
• les indemnités de repas hors des locaux de l'entreprise ;
• les indemnités kilométriques, lorsque le salarié est contraint d'utiliser à des fins professionnelles son véhicule personnel ;
• les indemnités forfaitaires dites de grand déplacement, destinées à compenser les frais de séjour (hébergement et repas) exposés par les salariés en mission en métropole, dans les territoires d'outre mer et à l'étranger ;
• les indemnités destinées à compenser les dépenses d'hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture, dans l'attente d'un logement définitif, engagés dans le cadre de la mobilité professionnelle ;
• les indemnités destinées à compenser les dépenses inhérentes à l'installation dans le nouveau logement, engagées dans le cadre de la mobilité professionnelle.

Si une convention collective, un contrat ou un usage prévoient le versement d'indemnités forfaitaires dont le montant est supérieur aux valeurs fixées, le bénéfice de l'exonération de cotisations sociales de la fraction excédant la limite prévue par ce texte est subordonné à la preuve par l'employeur de l'utilisation effective de ces allocations forfaitaires conformément à leur objet (en produisant des justificatifs).

Les principaux types de frais professionnels déductibles

Les frais de repas en petit déplacement

Ils sont reconnus comme des frais professionnels si ce sont des dépenses supplémentaires engagées afin de s'alimenter à l'heure habituelle du déjeuner, par des salariés qui se trouvent en déplacement pour leur travail ou sur un chantier hors des locaux de l'entreprise et lorsque leurs conditions de travail leur interdisent de regagner leur résidence ou leur lieu habituel de travail.

Le remboursement de frais de repas est exonéré de cotisations pour un salarié :

• en déplacement professionnel ou sur un chantier
  • L’indemnité de repas versée au salarié en déplacement professionnel qui ne peut regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail est exonérée jusqu’à 18,80 € (en 2019) par repas dès lors que l’employeur démontre que le salarié est contraint de prendre son repas au restaurant
  • Lorsque le salarié est en déplacement hors des locaux de l’entreprise, que ses conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence ou son lieu de travail pour le repas, et qu’il n’est pas démontré que les circonstances ou les usages de la profession l’obligent à prendre ce repas au restaurant, l’employeur peut déduire l’indemnité destinée à compenser les dépenses supplémentaires de repas dans la limite de 9,20 € (en 2019).
• ou contraint de prendre ses repas sur son lieu de travail en raison de sujétions particulières (travail en équipe, posté, continu, en horaire décalé ou de nuit).
  • L’indemnité forfaitaire (quel que soit le nom qui lui est donné) versée pour compenser ces frais supplémentaires est exonérée de cotisations dans la limite de 6,60 € (en 2019).

La situation des intérimaires et des salariés des SSII aux yeux de l'URSSAF : passé 3 mois, sédentaire chez le client

La notion de « petit » déplacement est caractérisée par l'impossibilité pour le salarié à regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail. L'appréciation de la situation de petit déplacement se fait donc à partir du lieu habituel de travail. Un salarié en mission (intérimaire, consultant) est sur son lieu de travail habituel dès lors qu'il occupe dans l'entreprise cliente un poste fixe. Il est alors considéré comme un salarié sédentaire. Toutefois, par dérogation, l'entreprise cliente ne devient le lieu habituel de travail de l'intérimaire ou du salarié de la SSII que lorsque sa mission excède une durée de 3 mois.

Si la durée de la mission n'excède pas 3 mois, l'entreprise cliente n'est pas le lieu habituel de travail. Le salarié est considéré comme étant en déplacement. Les indemnités de repas versées pendant les 3 premiers mois de la mission d'un salarié auprès d'une même entreprise cliente sont exonérées de cotisations sociales, soit dans la limite des allocations forfaitaires, soit à hauteur des frais réels sur présentation de justificatifs, à condition que ce salarié se trouve dans l'impossibilité, pour prendre ses repas, de regagner sa résidence ou son entreprise.

La durée de 3 mois équivaut à 55 jours de travail réalisés en continu. Cette durée s'apprécie de date à date, sans neutraliser les périodes de suspension du contrat de travail (arrêt maladie, congés payés…). Lorsque la  mission  se prolonge au-delà de trois mois,  les remboursements de frais de repas n'ont plus le caractère de frais.

La convention collective des bureaux d'études, dite aussi SYNTEC, comporte deux blocs d'items dédiés pour l'un aux déplacements en France métropolitaine (titre 8) et pour l'autre aux déplacements hors de France (titre 9). L'évocation des frais s'y fait dans le contexte de déplacements résultant d'un envoi en mission, le principe est posé sans être véritablement détaillé. Ce sont plus précisément trois articles que nous citerons qui ont un lien direct avec le sujet des frais professionnels. Le premier définit un postulat de base en la matière et nous aimons le rappeler régulièrement à notre Direction lorsque les règles de justice sont quelque peu malmenées par celle-ci...

Le rappel est donc clair : la charge supplémentaire liée à l'exercice de la mission doit être compensée dans son entier. Nous avons vu que c'est là aussi le critère qui convient pour répondre à l'appellation de frais professionnels selon la définition faite par l'URSSAF. La suite de l'article fait référence à la variabilité inhérente des frais d'hébergement et de repas qui peuvent donc être négociés dans le cadre d'un forfait par un accord de gré à gré ou par un règlement (accord d'Entreprise dans notre cas, voire note d'Entreprise non encore diffusée à ce jour).

Cet article est important car il définit le document qui définit contractuellement les conditions d'envoi en mission et notamment les défraiements envisagés. L'ordre de mission a valeur d'avenant au contrat de travail.

Ce dernier article précise encore une fois l'alternative réservée au salarié sur le mode forfait ou réel de la compensation des dépenses supplémentaires engagées lors d'un déplacement de nature continu. La Convention n'apporte donc pas de véritables élément nouveaux en regard du cadre légal et jurisprudentiel mais il institue le principe de compensation des charges de mission et la contractualisation des conditions de déplacements.

L'accord d'entreprise relatif aux conditions d'exercice des missions comporte un item sur les frais en cas de déplacement (§3.2.3). Il introduit un rappel à l'article 50 de la convention collective vu précédemment mais pose aussi le principe de la prise en compte des règles URSSAF :

Il édicte aussi une notion fondamentale qui, nous le disions au début de cet article, est mis à mal par les adaptations du régime de frais réalisées en début d'année 2017 :

Si vous constatez par vous-même une altération de ce principe, contactez-nous sans tarder. Les règles doivent être les mêmes pour tous...

Modalités de remboursement

Il vous appartient donc de vérifier l'exhaustivité des conditions de défraiement évoqués sur l'ordre de mission : soyez donc vigilant et faites-vous assister d'un représentant du personnel en cas de difficulté sur la mise au point de l'ordre de mission.

Ce paragraphe est important eu égard aux quelques situations rencontrés auprès de consultants qui soit étaient contraint de débuter une mission dans l'urgence absolue sans aucun recul sur la préparation des conditions de frais, soit dépassés régulièrement financièrement par des frais récurrents et importants. Ces missions à l'équilibre financier précaire ne tiennent qu'en raison de conditions insuffisantes de défraiement et d'un salarié trop peu exigeant mais endurant  jusqu'au jour où il cède, usé nerveusement et physiquement. Rappelez-vous donc l'article 50 et veillez à peser justement vos dépenses vis-à-vis de ces "missions kamikazes"...

L'accord décline les conditions de remboursement des différents types de frais :

Les frais de transport

Le barème d'indemnité kilométrique est révisable annuellement, il a été fixé à 0,42€ / km par annonce de la Direction lors de la conclusion de la NAO en avril 2017.

Les frais de logement

Les frais de logement sont couramment engagés par l'Entreprise qui est en lien avec un partenaire spécialisé. Il s'agit pour vous de vérifier l'adéquation des critères évoqués pour le logement.

Les frais de repas

L'accord indique que les salariés en déplacement disposent pour leur déjeuner soit d'une indemnité forfaitaire de repas d’un montant minimum correspondant à la part patronale du ticket restaurant et dans la limite du barème URSSAF en vigueur. Cette disposition entre en conflit avec les règles posées par l'URSSAF dans sa lettre-circulaire de juillet 2015, AUSY a donc imposé le ticket restaurant dont la valeur faciale est à présent de 7,50€ depuis le 1er janvier 2017 avec une participation 60% employeur/ 40% salarié . Ces frais de repas ne peuvent être octroyés que si la pause déjeuner est encadrée, dans la même journée, par deux périodes de travail. L'inter-contrat réalisé à domicile ne donne pas lieu à une compensation de repas.

En ce qui concerne les salariés en grand déplacement, la participation de l’employeur aux frais de repas au titre du diner fait l’objet d’une indemnité forfaitaire dans la limite du barème URSSAF. D’un commun accord entre le salarié et son manager, les frais de repas peuvent faire l’objet d’un remboursement aux frais réels, sur présentation des justificatifs, éventuellement dans la limite d’un plafond pouvant excéder la limite URSSAF.

Autre frais

Les autres type de dépenses sont négociables, preuves à l'appui, dans la limite du réglementaire URSSAF :

Bien que cela puisse se faire à tout moment, nous vous conseillons fortement de prévoir ces dépenses annexes avant l'envoi en mission. Et encore une fois, nous sommes là pour vous conseiller et intervenir en médiation.

Afin que vous puissiez vous faire une idée des pratiques en cours dans l'Entreprise, nous allons vous décrire ce qui a lieu de faire office de règles chez AUSY sur la base d'un document officieux en notre possession. Nous parlerons pas ici des grands déplacements dont la gestion se fait conformément aux usages de l'URSSAF et de l'accord d'Entreprise.

Les indemnités repas : plus de forfait, le ticket pour tous

AUSY décide de se conformer au règles URSSAF en considérant le consultant en poste sédentaire dès le premier jour de mission chez le Client et attribue par voie de conséquence systématiquement un titre-restaurant d'une valeur faciale de 7,50€ à charge employeur 60% / salarié 40%. Cette règle est uniformément respectée dans l'entreprise. La compensation n'a lieu que pour une journée complète travaillé. Elle exclu le cas de l'inter-contrat à domicile mais est valide dans le cadre du télétravail. Les titres-restaurant sont remis en considération du nombre de jours ouvrés du mois à venir (M) déduction faite des absences du mois M-1.

Les indemnités transports : de 50 à 100% de l'abonnement ...

L'indemnité de transport pour les déplacements entre la résidence habituelle et le lieu de travail est remboursé sur présentation impérative d'un justificatif d'abonnement annuel, mensuel ou hebdomadaire de transport en commun (SNCF, RATP, Bus, Velib'). La prise en charge est réalisée a minima à hauteur de 50 % de l'abonnement et peut atteindre 100% de celui-ci. Peu de choses à redire car cette mesure est conforme au réglementaire URSSAF, il reste cependant à acter d'une uniformité du taux de prise en charge pour tous les consultants concernés, ce qui n'est pas acquis pour l'heure...  Un rappel toutefois : la part de prise en charge supérieure à 50% est soumis à l'impôt sur le revenu.

Si le salarié a accès aux transports en commun et que l'utilisation du véhicule personnel (voiture, deux-roues) relève d'une convenance personnelle, une prise en charge en remboursement d’indemnités kilométriques pourra se faire, sur accord du manager. Celle-ci sera faite selon la règle distance aller-retour domicile-client mais dans la limite de 100% du coût d'abonnement du transport public. L'indemnité est de 0,42€ /km pour une voiture et 0,33€ / km pour un deux-roues.

Si le salarié est contraint d'utiliser son véhicule :

- soit en raison des conditions d’horaires particuliers de travail ne permettant pas de prendre les transports en commun (cas : travail de nuit, horaires décalés),
- soit parce que ce trajet domicile lieu de travail-domicile n’est pas desservi par les transports en commun ou l’est dans des conditions incommodes. Les horaires et le temps de trajet induit doit être significativement disproportionné entre véhicule personnel et transports collectifs. La justification doit se baser sur les moyens de transports existant et le constat d’une incommodité : durée rallongée significativement (+ de 25 minutes), 1 train par heure, 3 changements...).

Le remboursement est alors à hauteur du trajet aller-retour domicile - client avec le barème de 0,42 €/km  (0,33 € pour 2 roues). Les justificatifs à produire sont la carte grise, le permis de conduire et les éléments de calcul des temps de trajet (Google Maps). Cela doit être validé par le manager et figurer sur l'ordre de mission.

Dans le cas d'un déplacement exceptionnel de nature professionnel (trajet entre le site client et un autre site), les indemnités kilométriques font l'objet d'une prise en charge sans conditions et suivant les mêmes règles de calcul que cités précédemment. Pour toute demande du client, un mail devra être fait par le consultant à son Manager, copie client, pour justifier et engager le remboursement. Le caractère professionnel du déplacement doit être établi dans l’ordre de mission ou dans l’additif.

Encore une fois, cette disposition respecte le réglementaire URSSAF et vient bouleverser les modalités contenues dans l'accord d'entreprise sur le taux de prise en charge (plafonnée ou non selon la convenance ou la nécessité) et la distance prise en compte (plus avantageuse ici).

Deux remarques s'imposent toutefois :

- l'interprétation de l'incommodité des transports publics reste sujette à caution : la durée rallongée de 25mn est ici une tolérance qui n'est pas explicitement évoquée par l'URSSAF. Selon nous, toute économie de temps sur le transport en commun peut valoir justification, mais là encore faut-il tenir compte de la densité de circulation ? des retards dans les transports ? Tout cela s'interprète et se discute...

- il est surprenant ici de découvrir qu'AUSY applique un barème spécifique aux deux-roues qui n'avait encore jamais eu d'existence officielle. Si vous voulez jouer, invoquez donc l'accord d'entreprise...

Téléphonie / internet : 50% sur facture

La prise en charge d'un abonnement de cette nature est limitée à 50% du montant de la facture hors option. Cette disposition est aussi conforme au réglementaire URSSAF. La limite de 50% est ici imposée car elle évite à la Direction de devoir justifier de la part d'utilisation à des fins professionnelles. Cette modalité de remboursement s'est ainsi répandue lors de la réforme des frais des consultants réalisée en fin d'année 2016 pour compenser entre autre les pertes lors du passage des forfaits repas au ticket restaurant. A ce jour, la pratique n'est pas uniforme sur l'entreprise et on peut donc s'interroger sur la fameuse égalité de traitement...

Lors de la séance du Comité d'Entreprise du 31 octobre 2018, la Direction a annoncé enfin finaliser une note sur la politique de frais qui sera soumise aux élus vers fin novembre 2018. Il est plus que temps depuis que la promesse existe, la proximité du basculement vers de nouveaux outils de saisie des frais rend bienheureusement inévitable cette formalisation. Cette politique sera probablement en ligne avec nos annonces sur les pratiques actuelles et souhaitons-le plus détaillée. Il y a donc de grande chances qu'elle s'inspire directement des règles URSSAF et entre en conflit avec certains articles de l'accord d'Entreprise. AUSY va devoir donc se justifier de la non-application du droit conventionnel en matière de conditions de mission. Dénoncer l'accord ? Proposer un avenant ?  Faute de quoi, vous serez en droit de réclamer une conformité et qu'importe si AUSY doit assumer des charges sociales supplémentaires...

Quel que puisse être la nature d'un note aboutie sur la politique de frais, ce sujet reste soumis à des applications permissives et variables qui prennent quelque liberté avec le Droit. En d'autre termes plus directs, malgré ou à cause de la réforme de 2016, la pratique de faux frais subsiste encore et toujours pour compléter la rémunération de certains collaborateurs. Il s'agit d'y mettre un terme (en incorporant dans le salaire ces éléments) et de disposer d'une politique écrite, claire et égalitaire, en pleine adéquation avec le droit, la morale, la justice et le pouvoir d'achat des salariés. Vous savez maintenant tout, rendez-vous donc d'ici la fin d'année pour les annonces de la Direction sur ce sujet...

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