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Enfin un petit peu de temps en marge de l'actualité pour nous consacrer à un thème majeur dans l'Entreprise car il concerne l'ensemble des salariés mais de façon plus sensible les consultants en mission : la politique de frais professionnels. Chez AUSY, ce sujet est extrêmement sensible car il constitue fréquemment la variable d'ajustement finale pour l'envoi d'un collaborateur en mission et il est donc régulièrement l'objet d'abusives négociations et de litiges fréquents. Le manager souhaite minimiser une altération de la marge commerciale produite par une prestation et ne veille pas forcément à respecter les dispositions conventionnelles en vigueur. Notre Entreprise de conseils est ainsi faite qu'elle est confrontée systématiquement au dilemme de satisfaire autant que faire se peut le consultant sans toutefois rogner le profit. Ce sujet alimente régulièrement votre et notre mécontentement tant il est chronophage, usant et peu encadré en l'absence d'une politique affichée, claire et égalitaire.

Les mots sont lâchés : voilà bientôt deux ans qu'on nous promet des règles précises, uniformes et communiquées par voie officielle. Nous attendons toujours, pour l'heure les combines perdurent en prenant toute liberté avec les accords de branche ou d'Entreprise. Il est très probable que la mise en place des nouveaux outils de gestion, objet du chantier digital en cours, donne lieu enfin à la communication de cette fameuse politique encore officieuse pour l'instant. Rien ne dit bien sûr qu'elle respectera les termes des accords. Nous avons réclamé d'être consultés sur le paramétrage de ces outils s'agissant notamment des conditions de défraiement lors de l'exécution de missions. La Direction répond qu'il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre les conditions de missions et qu'elle n'entend pas soumettre à consultation ces éléments. Il faudra donc juger sur pièce le moment venu et nous vous en reparlerons alors. Pour l'heure, place à un peu d'historique récent qui a modifié quelque peu les usages légitimes tout comme les fâcheuses habitudes de l'Entreprise dans le domaine des frais professionnels...

La main de le pot de confiture...

 

L'année 2015 donna lieu pour AUSY à un contrôle URSSAF portant sur les années 2012 à 2014, processus habituel dans toute entreprise. L'administration fiscale pointe particulièrement à cette occasion son regard sur les pratiques suspectes mais aussi sur des sujets dont la surveillance se veut accrue par les directives gouvernementales du moment. La fiscalité est un vaste sujet, complexe et soumis à interprétations et évolutions diverses. La finalité de l'administration fiscale est en permanence d'éviter les dérives et donc de satisfaire correctement à la collecte de taxes. Chacun appréciera à sa façon ce noble service de l'Etat en fonction de ses expériences passées (!) mais sa devise pourrait être ainsi : chercher jusqu'à trouver... En la matière, les frais sont une zone connue d'optimisation fiscale pour dire les mots de façon courtoise. Depuis de longues années, les entreprises doivent se montrer attentives aux consignes ou observations relevées lors du passage des contrôleurs de l'administration. Faute de quoi, des redressements importants peuvent avoir lieu comme on a pu le constater chez certains de nos concurrents directs.

En comparaison de ces mésaventures coûteuses, notre Entreprise tira plutôt bien son épingle du jeu. Lors du contrôle, AUSY a probablement su se montrer de bonne foi en sollicitant l'URSSAF pour des échanges réguliers en vue de valider la future déclinaison de la politique de frais. Celle-ci était mise en cause entre autres par le principe d'une indemnité repas forfaitaire au montant très variable et des prises en charge d'indemnités kilométriques sans justification ou suivant des conditions non conformes à la fiscalité. L'engagement d'AUSY, afin d'échapper à un redressement fort,  était alors de régulariser ses pratiques et de mettre en place de nouvelles règles au 1er janvier 2017. La régularisation consista alors à réformer les conditions de défraiement des consultants et consécutivement de compenser les pertes de frais par une intégration d'un montant équivalent dans le salaire brut. Cette réforme ne se fit pas sans heurts, beaucoup de salariés durent nous solliciter pour des arbitrages. Certains furent justement compensés (de diverses façons alambiquées (totalement ou partiellement dans le salaire), d'autres lésés par les charges salariales supplémentaires et de toute façon l'ensemble des consultants concernés dut assumer un surplus d'impôt non compensé par AUSY. Ce fut aussi l'occasion pour certains managers, peu motivés à compenser, d'encourager le départ de tel ou tel consultant ... Ce fut donc globalement un changement pénalisant où on aurait pu penser qu'en contrepartie les nouvelles règles établies aurait fait preuve de transparence et d'uniformité. Il n'en fut rien et vous le verrez plus avant dans cet article.

 

La règle de trois dictée par l'URSSAF

 

Ne nous méprenons pas sur la nature du jugement de l'URSSAF qui porte avant tout sur la qualification de la dépense et de son éligibilité à une exonération  : toute déclaration de frais échappant à un cadre défini ou ne respectant pas un plafond est soumis à des charges supplémentaires. Le redressement URSSAF à l'issue du contrôle pouvait concerner ainsi tous les frais non justifiés alors considérés comme élément de salaire et soumis à cotisations, majorations et pénalités de retard. Lors du contrôle, AUSY ne fut pas mis en cause en raison d'un système délictuel mais pour des pratiques fiscalement non conformes. Depuis quelques années, l’URSSAF a renforcé ses procédures de contrôle sur les allocations forfaitaires de frais de repas et de déplacement dans les SSII, donnant lieu à des redressements pouvant atteindre plusieurs millions d’euros. L’organisme conteste le statut de « déplacement professionnel » appliqué aux consultants en mission, qui donne lieu à une exonération de cotisations sociales dans une certaine limite de montant (jusqu’à 18,30 € en 2016). Dans le cadre de missions de longue durée, c’est en effet le régime « sédentaire » qui s’applique, lequel ne bénéficie pas d’une exemption. Dans une lettre-circulaire (ACOSS n°20150000034) publiée en juillet 2015, l’URSSAF a posé un critère de durée pour caractériser une situation « sédentaire » : au-delà de 3 mois de mission auprès d’une même entreprise cliente, soit 55 jours de travail réalisés en continu. Dans les faits, la quasi-totalité des missions de consultants chez le client est éligible à une situation « sédentaire ». A compter du premier jour du quatrième mois consécutif de la mission, les indemnités de repas qui sont éventuellement versées n’ont plus le caractère de frais professionnels et doivent être intégrées dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale (sauf si la mission implique des déplacements professionnels hors des locaux de l’entreprise cliente). Devant ces contraintes, la Direction a décidé d'appliquer dès le premier jour de mission l'évitement fiscal et d'imposer le titre-restaurant à tous.

La notion du forfait repas pour le déjeuner, systématisé par AUSY pour les consultants en mission, faisait l'objet d'une valeur négociée et dont le montant était présenté de manière perverse comme un complément de rémunération par le manager. Même s'ils pouvaient contenter les deux parties, ces pratiques donnaient lieu à des inégalités de traitement que nous condamnions sans cesse. La réforme a mis fin à ce système et nous ne nous en plaindrons pas. AUSY a tout de même hérité de ce contrôle URSSAF un redressement de 0,9 M€ portant sur les frais des consultants. Notre Direction argua que sa politique de frais reposait sur des initiatives individuelles et qu'elle n'était pas industrialisée comme chez certains de nos concurrents. La sanction en fut donc moindre. Comme d’autres SSII redressées, AUSY bascula sur un système intégral de titres-restaurant à compter de début 2017. Jusqu’à cette date, les consultants ne bénéficiaient pas forcément de titres-restaurant, certains avaient des défraiements forfaitaires ou sur factures en fonction de leurs missions. Ainsi, en septembre 2016, 2 100 salariés disposaient d’une indemnité forfaitaire pour 1 150 salariés bénéficiant de titres-restaurant.

 

La réforme en chiffres sur Paris

 

Nous aurions alors pu croire que les bonnes pratiques s'installeraient et que l'égalité serait respectée. Il n'en fut rien : l'intégration totale des anciens frais dans les salaires fut jugée trop importante à réaliser pour bon nombre de consultants. Des compensations accessoires furent donc mises en place de façon inégale (prise en charge forfait téléphonique, internet, 100% de l'abonnement transport) et même peu avouables (IK pour des déplacements pas toujours réalisés). Selon nos sources basées sur les conditions de défraiement de 1250 consultants parisiens à fin 2016, le montant global à compenser par le basculement intégral des indemnités repas vers les titres-restaurant représentait 1,2 M€ sur une année, soit près de 1000€ par salarié. La compensation de cette somme eu lieu pour moitié en rémunération (45%) et pour le reste principalement ... en indemnités kilométriques (45%). Avant la réforme, 9% des consultants parisiens disposaient d'IK pour 30% ensuite. Le reste des compensations s'établissait en forfait internet/téléphone (5%) et abonnement de transport (5%). Preuve de l'absurdité de cette réforme par le système compensatoire sans considérer la notion d'égalité de traitement : à l'issue 48% des consultants étaient remboursés à 50% du pass navigo et 52% avaient une prise en charge à 100% de celui-ci. De même, certains avaient des remboursements de forfait internet et/ou téléphone, d'autres non. Absolument n'importe quoi comme d'habitude...

Nous sommes donc simplement passés d'un système déviant à un autre... Depuis deux ans, le turn-over massif a fait son oeuvre et les disparités se sont sans doute atténuées par le départ de consultants ayant subi cette réforme. Qu'en est-il aujourd'hui ? Mystère, il nous faudrait avoir connaissance de règles uniques et précises... En attendant qu'AUSY se décide à communiquer officiellement de nouvelles dispositions, nous allons examiner l'ensemble des informations connues à ce jour. Nous commencerons, en respectant la hiérarchie des normes, par la loi basée principalement sur la jurisprudence et le régime social, ensuite la convention collective puis l'accord d'Entreprise. Ensuite, nous considérerons ce qu'applique AUSY pour le moment de manière complètement officieuse. Nous terminerons par nos préconisations dans ce domaine.

 

Ce que disent loi, jurisprudence et URSSAF

 

La définition des frais professionnels

En l'absence de disposition légale dans le code du travail, la jurisprudence a précisé la nature juridique des indemnités versées au salarié lorsque celles-ci ont pour but de le dédommager des dépenses qu'il a exposées dans le cadre de son activité. Les indemnités représentatives de frais ne constituent pas un élément rémunérant la prestation de travail, mais un remboursement de « frais professionnels », lorsqu'elles couvrent une dépense inhérente à l'emploi, résultant des conditions d'exécution du travail, et imposant au salarié une charge supérieure à celles liées à la vie courante. Les indemnités ou primes qui ne répondent pas à ces conditions sont considérées compenser des désagréments liés aux conditions d'emploi. Elles constituent alors un complément de salaire. Les frais professionnels les plus couramment exposés par le salarié sont : les frais de repas et de restauration lors de petits déplacements, les frais de transport domicile-lieu de travail , les frais liés à l'utilisation du véhicule personnel pour réaliser des déplacements professionnels, les frais de repas et d'hébergement lors de grands déplacements professionnels, les frais de mobilité professionnelle, les frais engagés dans le cadre du télétravail. Il ne faut pas confondre frais professionnels et avantages en nature. Les premiers sont des dépenses inhérentes à l'emploi qui doivent être remboursées au salarié alors que les seconds sont une prise en charge d'une partie des dépenses personnelles du salarié.

Les obligations de l'employeur sur les frais engagés

La jurisprudence a posé le principe selon lequel l'employeur doit obligatoirement prendre en charge les frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de son employeur. La prise en charge des frais professionnels par l'employeur peut être effectuée sous la forme d'un remboursement des sommes réellement dépensées (sur la base de justificatifs), sous la forme de remboursement de sommes calculées forfaitairement (définies par la convention, l'accord, le contrat de travail ou un usage) ou sous la forme d'un versement d'une somme globale correspondant à la rémunération et à l'indemnisation des frais professionnels (généralement réservée aux professions qui sont réputées entraîner des frais importants).

Lorsque le remboursement des frais professionnels est prévu par une convention collective, un contrat de travail, ou à défaut par référence aux usages, le salarié qui a exposé ces frais peut prétendre à l'indemnisation forfaitaire sans avoir à justifier des frais réellement exposés. Le salarié a droit à ce remboursement dès lors que la réalité même du déplacement n'est pas contestée. L'employeur ne peut exiger du salarié la justification de ses débours comme condition de son indemnisation.

La prescription de l'action en paiement des frais est de 3 ans. L'employeur peut toutefois fixer un délai de production des justificatifs des frais professionnels pour leur remboursement (par exemple fixer un délai d'un mois par note de service). Il n'est pas tenu de rembourser les frais pour lesquels le salarié n'a pas respecté ce délai. Quel que soit le mode de prise en charge retenu par l'employeur, les sommes effectivement perçues par le salarié au titre des frais professionnels doivent être indiquées en bas du bulletin de paie. Les frais professionnels non exonérés de cotisations sociales doivent figurer en haut du bulletin de paie, sur une ligne distincte de celle visant la rémunération mensuelle.

Les conditions de déductibilité de l'assiette de cotisations sociales

Les sommes versées en contrepartie ou à l'occasion du travail sont soumises à cotisations à l'exclusion des sommes représentatives de frais professionnels. En matière de sécurité sociale, il n'existe pas de liste exhaustive des frais professionnels : l'indemnité versée doit être une charge de caractère spécial, inhérente à la fonction ou à l'emploi du salarié, que celui-ci supporte au titre de l'accomplissement de ses missions.

Les avantages en nature constituent un élément de rémunération et donnent lieu à cotisations de sécurité sociale. L'attribution d'un avantage en nature permet au salarié de faire l'économie d'une dépense personnelle. Par contre, les frais professionnels sont des dépenses supplémentaires que le salarié est contraint d'effectuer de par ses conditions de travail.  En cas de litige sur la qualification à retenir, il appartient de rechercher si l'avantage litigieux correspond à une charge inhérente à la fonction ou à l'emploi des salariés, constitutive de frais professionnels n'entrant pas dans l'assiette des cotisations ou s'il s'agit simplement de la prise en charge d'une dépense personnelle laquelle serait alors qualifié d'avantage en nature soumis à cotisations.

L'employeur qui choisit de rembourser les dépenses réellement engagées par le salarié peut exclure ces frais de l'assiette des cotisations s'il est en mesure de remplir les deux conditions suivantes : prouver que le salarié a été ou est contraint d'engager ces frais supplémentaires dans l'exercice de ses fonctions et produire les justificatifs de ces frais qui doivent être conservés pendant trois ans. Il y a quatre cas dans lesquels le remboursement des frais professionnels s'effectue obligatoirement sur la base des dépenses réellement engagées : frais engagés par le salarié en situation de télétravail, frais engagés par le salarié à des fins professionnelles pour l'utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC), indemnités destinées à compenser les frais de déménagement, indemnités destinées à compenser les frais exposés par les salariés en mission à l'étranger, dans les territoires d'outre mer ou d'Entreprise étrangère envoyés en mission en France.

L'indemnisation des frais professionnels peut s'effectuer sous la forme d'allocations forfaitaires. La loi prévoit des limites d'exonération forfaitaires. La déduction de ces allocations et les justificatifs à produire par l'employeur diffèrent selon que le montant de l'allocation versé au salarié est inférieur ou non à cette limite. Des limites forfaitaires d'exonération, revalorisées chaque année, sont prévues pour :

  • les indemnités de repas, lorsque le salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ;
  • les indemnités de restauration sur le lieu de travail du fait des horaires de travail du salarié ;
  • les indemnités de repas hors des locaux de l'entreprise ;
  • les indemnités kilométriques, lorsque le salarié est contraint d'utiliser à des fins professionnelles son véhicule personnel ;
  • les indemnités forfaitaires dites de grand déplacement, destinées à compenser les frais de séjour (hébergement et repas) exposés par les salariés en mission en métropole, dans les territoires d'outre mer et à l'étranger ;
  • les indemnités destinées à compenser les dépenses d'hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture, dans l'attente d'un logement définitif, engagés dans le cadre de la mobilité professionnelle ;
  • les indemnités destinées à compenser les dépenses inhérentes à l'installation dans le nouveau logement, engagées dans le cadre de la mobilité professionnelle.

Si une convention collective, un contrat ou un usage prévoient le versement d'indemnités forfaitaires dont le montant est supérieur aux valeurs fixées, le bénéfice de l'exonération de cotisations sociales de la fraction excédant la limite prévue par ce texte est subordonné à la preuve par l'employeur de l'utilisation effective de ces allocations forfaitaires conformément à leur objet (en produisant des justificatifs).

Les principaux types de frais professionnels déductibles

Les frais de repas en petit déplacement

Ils sont reconnus comme des frais professionnels si ce sont des dépenses supplémentaires engagées afin de s'alimenter à l'heure habituelle du déjeuner, par des salariés qui se trouvent en déplacement pour leur travail ou sur un chantier hors des locaux de l'entreprise et lorsque leurs conditions de travail leur interdisent de regagner leur résidence ou leur lieu habituel de travail.

Le remboursement de frais de repas est exonéré de cotisations pour un salarié :

  • en déplacement professionnel ou sur un chantier
    • L’indemnité de repas versée au salarié en déplacement professionnel qui ne peut regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail est exonérée jusqu’à 18,80 € (en 2019) par repas dès lors que l’employeur démontre que le salarié est contraint de prendre son repas au restaurant
    • Lorsque le salarié est en déplacement hors des locaux de l’entreprise, que ses conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence ou son lieu de travail pour le repas, et qu’il n’est pas démontré que les circonstances ou les usages de la profession l’obligent à prendre ce repas au restaurant, l’employeur peut déduire l’indemnité destinée à compenser les dépenses supplémentaires de repas dans la limite de 9,20 € (en 2019).
  • ou contraint de prendre ses repas sur son lieu de travail en raison de sujétions particulières (travail en équipe, posté, continu, en horaire décalé ou de nuit).
    • L’indemnité forfaitaire (quel que soit le nom qui lui est donné) versée pour compenser ces frais supplémentaires est exonérée de cotisations dans la limite de 6,60 € (en 2019).

La situation des intérimaires et des salariés des SSII aux yeux de l'URSSAF : passé 3 mois, sédentaire chez le client

La notion de « petit » déplacement est caractérisée par l'impossibilité pour le salarié à regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail. L'appréciation de la situation de petit déplacement se fait donc à partir du lieu habituel de travail. Un salarié en mission (intérimaire, consultant) est sur son lieu de travail habituel dès lors qu'il occupe dans l'entreprise cliente un poste fixe. Il est alors considéré comme un salarié sédentaire. Toutefois, par dérogation, l'entreprise cliente ne devient le lieu habituel de travail de l'intérimaire ou du salarié de la SSII que lorsque sa mission excède une durée de 3 mois.

Si la durée de la mission n'excède pas 3 mois, l'entreprise cliente n'est pas le lieu habituel de travail. Le salarié est considéré comme étant en déplacement. Les indemnités de repas versées pendant les 3 premiers mois de la mission d'un salarié auprès d'une même entreprise cliente sont exonérées de cotisations sociales, soit dans la limite des allocations forfaitaires, soit à hauteur des frais réels sur présentation de justificatifs, à condition que ce salarié se trouve dans l'impossibilité, pour prendre ses repas, de regagner sa résidence ou son entreprise.

La durée de 3 mois équivaut à 55 jours de travail réalisés en continu. Cette durée s'apprécie de date à date, sans neutraliser les périodes de suspension du contrat de travail (arrêt maladie, congés payés…). Lorsque la  mission  se prolonge au-delà de trois mois,  les remboursements de frais de repas n'ont plus le caractère de frais.

En cas de répétitions de contrats de mission d'une durée inférieure à 3 mois pour le même salarié au sein de la même entreprise cliente pour une mission équivalente, l'entreprise cliente pourra être considérée comme lieu de travail habituel.

Les frais de transport domicile-lieu de travail : transports publics

L'employeur est tenu de prendre en charge au moins la moitié du prix des titres d'abonnement souscrits par ses salariés pour leurs déplacements réalisés entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, accomplis au moyen de transport public de personnes ou de services publics de location de vélos. La prise en charge s'applique au(x) titre(s) de transport permettant au salarié concerné d'accomplir l'intégralité du trajet de la résidence habituelle à son lieu de travail (sans limitation géographique) dans le temps le plus court.

Lorsque le salarié exerce son activité sur plusieurs lieux de travail au sein d'une même entreprise, il peut prétendre à la prise en charge du ou des titres de transport lui permettant de réaliser l'ensemble des déplacements qui lui sont imposés entre sa résidence habituelle et ses différents lieux de travail, ainsi qu'entre ces lieux de travail. Cette mesure s'applique uniquement lorsque l'entreprise n'assure pas le transport entre ces différents lieux et entre ces lieux et la résidence habituelle du salarié.

L'employeur procède au remboursement des titres achetés par les salariés dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés. Les titres dont la période de validité est annuelle font l'objet d'une prise en charge répartie mensuellement pendant la période d'utilisation. La prise en charge des frais de transport par l'employeur est subordonnée à la remise ou, à défaut, à la présentation des titres par le salarié et de la copie de l'abonnement souscrit par le salarié.

L'avantage résultant de la prise en charge obligatoire (50%) par l'employeur du prix des titres d'abonnement souscrits par les salariés est exonéré d'impôt sur le revenu. La participation au-delà de la part obligatoire est imposable.

Les frais de transport domicile-lieu de travail : véhicule à moteur

Lorsque le salarié est contraint d'utiliser son véhicule personnel (voiture ou deux-roues à moteur) pour effectuer le trajet domicile-lieu de travail, l'employeur a la possibilité :

  • soit de lui rembourser les frais réellement exposés ;
  • soit de lui verser une indemnité kilométrique afin de le rembourser de ses frais. Cette indemnité kilométrique peut être exclue de l'assiette des charges sociales dans des conditions qui diffèrent selon que le salarié est contraint d'utiliser son véhicule ou selon qu'il emprunte ce mode de transport par pure convenance personnelle.
  • L'employeur peut également, dans certaines conditions (salarié hors IDF et hors périmètre de transports urbains, ou en horaires particuliers, ou en déplacement sur plusieurs lieux de travail) verser une prime de transport dont le montant est exonéré de cotisations dans la limite de 200 € par an. La mise en oeuvre se fait par accord entre employeur et OS.

L'utilisation du véhicule doit être une nécessité absolue pour se rendre du domicile au lieu de travail. Cette nécessité concerne les salariés qui ne peuvent utiliser les transports en commun, soit parce que le trajet domicile-lieu de travail n'est pas desservi ou l'est dans des conditions incommodes pour le salarié, soit en raison de conditions d'horaires particuliers de travail. Ainsi, si l'entreprise est implantée en zone rurale et que les salariés ne disposent d'aucun mode de transport collectif, les indemnités kilométriques accordées correspondent à une charge de caractère spécial inhérent à l'emploi et, à ce titre, sont exonérées de cotisations. Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour convenance personnelle, la prise en charge des indemnités de transport ne peut être exonérée qu'à concurrence du tarif du transport en commun le plus économique.

Ces indemnités sont exclues de l'assiette des cotisations sociales si leur montant n'excède pas les limites des barèmes kilométriques annuellement publiés par l'administration fiscale. Cette exonération est alors accordée sans justification des dépenses réellement exposées par le salarié. Lorsque le montant des indemnités versées par l'employeur excède les barèmes kilométriques annuellement publiés par l'administration fiscale, il peut être déduit de l'assiette des cotisations sociales si l'employeur justifie que l'utilisation effective de ces indemnités est conforme à leur objet (production de justificatifs). Tel peut être le cas, par exemple, si l'entreprise a recours à un barème conventionnel distinct du barème fiscal.

Lorsque le salarié est contraint d'utiliser son véhicule personnel et que l'employeur peut justifier de l'absence d'emplacement de parking gratuit à proximité  du lieu de travail, les remboursements des frais engagés par le salarié pour le stationnement du véhicule peuvent être exclus de l'assiette des cotisations de sécurité sociale, le cas échéant, sur la base du tarif le plus économique (abonnement hebdomadaire, mensuel ou annuel).

Le montant des indemnités kilométriques versées au salarié contraint d'utiliser son véhicule est intégralement soumis à l'impôt sur le revenu.

Les frais de transport domicile-lieu de travail : vélo

L'employeur peut prendre en charge tout ou partie des frais engagés par ses salariés pour leurs déplacements à vélo ou à vélo à assistance électrique entre leur résidence et leur lieu de travail. Il s'agit d'une option offerte à l'employeur et non d'une obligation.

La prise en charge des frais engagés par les salariés pour leurs déplacements à vélo ou à vélo à assistance électrique prend la forme d'une indemnité kilométrique vélo dont le montant est fixé à 25 centimes. Le bénéfice de cette prise en charge peut être cumulé avec la prise en charge par l'employeur d'une partie du prix des titres d'abonnements souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos lorsqu'il s'agit d'un trajet de rabattement vers une gare ou une station et à condition que ces abonnements ne permettent pas d'effectuer ces mêmes trajets.


Le trajet de rabattement effectué à vélo pris en compte correspond à la distance la plus courte entre la résidence habituelle du salarié ou le lieu de travail et la gare ou la station de transport collectif. L'indemnité kilométrique pouvant être versée par l'employeur pour couvrir les frais engagés par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail effectués au moyen d'un vélo ou d'un vélo à assistance électrique n'est assujettie ni aux cotisations ni aux contributions d'origine légale ou d'origine conventionnelle rendues obligatoires par la loi dans la limite de 200 € par an et par salarié.

Les frais liés à l'utilisation de son véhicule personnel à des fins professionnelles (déplacement professionnel)

Lorsque le salarié est contraint d'utiliser son véhicule personnel (voiture ou deux-roues à moteur) pour ses déplacements professionnels, l'employeur peut le rembourser des frais réellement exposés ou lui verser une indemnité kilométrique afin de le rembourser de ses frais.

Le remboursement des frais réellement exposés n'entre pas dans l'assiette des cotisations sociales si l'employeur prouve que le salarié a été ou est contraint d'engager ces frais supplémentaires dans l'exercice de ses fonctions, et s'il produit les justificatifs de ces frais.

Les indemnités versées sont réputées être utilisées conformément à leur objet lorsque leur montant n'excèdent pas les limites des barèmes kilométriques publiés annuellement par l'administration fiscale. L'employeur peut alors les déduire de l'assiette des cotisations sociales sans qu'il lui soit nécessaire de produire des justificatifs. Lorsque le montant de l'indemnité excède les barèmes kilométriques annuellement publiés par l'administration fiscale, il peut être déduit de l'assiette des cotisations sociale, si l'employeur justifie que son utilisation est effective et conforme à son objet (production de justificatifs). Cette déduction est autorisée dans les mêmes conditions et limites lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour effectuer le trajet domicile-lieu de travail, sous réserve que l'usage de son véhicule ne relève pas de convenances personnelles.

Les frais de grand déplacement (en métropole)

Le salarié est présumé être en grand déplacement lorsqu'il accomplit une mission professionnelle et qu'il est empêché de regagner sa résidence en raison des conditions suivantes :

  • la distance séparant le lieu de son domicile habituel du lieu de sa mission est au moins égale à 50 km (trajet aller) ;
  • et les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1 h 30 (trajet aller).
  • d'autres circonstances de fait l'empêche de regagner son domicile habituel

Lorsque ces conditions sont réunies, les indemnités de repas (midi et soir) et d'hébergement qu'ils perçoivent sont présumées avoir le caractère de frais professionnels et sont exclues de l'assiette des cotisations de sécurité sociale, dans la limite des forfaits ou en totalité sur présentation des justificatifs. Le salarié est en effet empêché de regagner sa résidence habituelle, l'hébergement provisoire ne constituant pas sa résidence habituelle. Toutefois, même si ces circonstances sont réunies, si l'Urssaf établit que le salarié regagne effectivement son domicile chaque soir ou en cas de mise à disposition gratuite d'un logement par l'employeur, les indemnités de grand déplacement qu'il perçoit n'ont plus le caractère de frais professionnels (puisqu'il n'engage pas de frais supplémentaires) et doivent être intégrées dans l'assiette des cotisations de sécurité sociale.

L'employeur peut prendre en charge les dépenses supplémentaires de nourriture et de logement exposées :

  • soit en le remboursant intégralement. Le remboursement des frais réellement exposés n'entre pas dans l'assiette des cotisations sociales si l'employeur prouve que le salarié a été ou est contraint d'engager ces frais supplémentaires dans l'exercice de ses fonctions, et s'il produit les justificatifs de ces frais.
  • soit en lui attribuant une allocation forfaitaire destinée à compenser ses dépenses supplémentaires de logement et de nourriture. Les limites d'exonération des indemnités forfaitaires sont distinctes pour le repas d'une part, et pour le logement et le petit déjeuner d'autre part. De ce fait, il est possible de panacher le remboursement des frais, à la fois sur la base du forfait et sur la base du réel. Ainsi, il est possible de pratiquer le remboursement des frais réels pour le logement et le petit-déjeuner et d'attribuer une allocation forfaitaire pour le repas, ou inversement.

Si l'employeur attribue des allocations forfaitaires, destinées à compenser les dépenses supplémentaires de repas et de logement et de petit-déjeuner, dont les montants sont supérieurs aux limites forfaitaires d'exonération précitées, il peut les déduire de l'assiette des cotisations sociales sous réserve qu'elles soient conformes à leur objet. Dans le cas contraire, la fraction qui excède les limites d'exonération précitées sera réintégrée dans l'assiette des cotisations sociales.

La déduction relative aux indemnités de grand déplacement reste limitée aux déplacements dont la durée continue ou discontinue dans un même lieu n'est pas supérieure à 3 mois de date à date. Des aménagements sont néanmoins prévus pour tenir compte des déplacements d'une durée supérieure :

  • lorsque les conditions de travail conduisent le salarié à une prolongation de la durée de son affectation au-delà de 3 mois et jusqu'à 2 ans sur un même lieu de travail, la limite d'exonération subit un abattement de 15 % à compter du 1er jour du 4e mois ;
  • lorsque la durée est supérieure à 24 mois, la limite d'exonération est minorée de 30 % à compter du 1er jour du 25e mois et dans la limite de 4 ans.

Au-delà de la 6e année de déplacement, l'employeur ne peut déduire les remboursements des frais de grand déplacement que sous la forme des dépenses réellement engagées, en produisant les justificatifs de ces dépenses.

Les frais liés à la mobilité professionnelle

La mobilité professionnelle suppose un changement de lieu de résidence lié à un changement de poste de travail du salarié dans un autre lieu de travail.  Le salarié est présumé placé dans cette situation de mobilité lorsque la distance séparant son ancien logement du lieu du nouvel emploi est au moins égale à 50 kilomètres et entraîne un temps de trajet aller ou retour au moins égal à 1 heure 30. Toutefois, lorsque le critère de distance kilométrique n'est pas rempli, le critère du trajet aller doit, en tout état de cause et quel que soit le mode de transport, être égal au moins à 1 heure 30.

Ce changement peut faire suite à une mutation au sein de l’entreprise ou du groupe ou à un changement temporaire de lieu de travail, imposé par l’employeur ou sollicité par le salarié, à l’affectation à l’étranger ou dans un département d’Outre-mer. Les frais de mobilité des salariés nouvellement embauchés sont également concernés.

Peuvent être qualifiées de frais professionnels, les dépenses résultant d’une embauche sous contrat à durée déterminée ou contrat à durée indéterminée, lorsque le changement de résidence ne résulte pas d’une pure convenance personnelle mais de circonstances liées soit à l’emploi, soit à des contraintes familiales.

Le changement de résidence à l'occasion de l'embauche ne doit pas dépendre de la pure convenance personnelle du salarié, il doit s'agir d'une contrainte résultant de circonstances liées soit à l'emploi (difficulté de trouver un emploi, mutation suite à une promotion, déménagement de l'Entreprise), soit à des contraintes familiales (prise en compte du lieu d'activité du conjoint, concubin ou pacsé, état de santé du salarié ou d'un membre de sa famille, scolarité des enfants).

Les forfaits ne sont pas applicables en cas de mobilité internationale. Dans ce cas, seule l’exonération des remboursements sur justificatifs est possible.

Dépense d'hébergement provisoire

L'employeur est autorisé à déduire de l'assiette des cotisations sociales les indemnités destinées à compenser les dépenses d'hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture dans l'attente d'un logement définitif. L'employeur peut prendre en charge ces frais d'hébergement soit en remboursant les frais réellement engagés par le salarié, soit en attribuant à celui-ci une indemnité forfaitaire. L'employeur est autorisé à déduire de l'assiette des cotisations sociales, sans présentation de justificatif, les indemnités destinées à compenser les dépenses d'hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture dans l'attente d'un logement définitif, dans la limite de 73,90 € par jour en 2018 (montant revalorisé chaque année) pour une durée de 9 mois. Cette limite de durée n'est pas opposable dans le cas de remboursement de frais réels.

Dépenses inhérentes à l’installation du salarié dans le nouveau logement

L'employeur peut rembourser les frais d'installation dans le nouveau logement en attribuant une indemnité forfaitaire ou en remboursant les dépenses réellement engagées. Pour 2018, ces allocations forfaitaires destinées à compenser les dépenses inhérentes à l’installation du salarié dans le nouveau logement sont exonérées dans la limite de 1 480,90 € pour une personne seule ou en couple. Ce montant est majoré de 123,40 € par enfant à charge dans la limite de 1 851 € (valeurs 2018). Si l'employeur n'opte pas pour l'attribution d'une indemnité forfaitaire, il peut déduire de l'assiette des cotisations les remboursements des dépenses réellement engagées, sous réserve que ces dépenses soient justifiées.

Cette mesure s'applique à l'ensemble des dépenses nécessaires à la remise en service du nouveau logement, à savoir : frais de rétablissement du courant électrique, de l'eau et du gaz, du téléphone, les frais de mise en place d'appareils ménagers, frais de remise en état du logement si le salarié est contraint de louer un nouveau logement, frais de réexpédition du courrier, frais de notaire et d'agence immobilière en cas de location.

Les frais de déménagement

La prise en charge des frais de déménagement peut être exonérée sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation des justificatifs. Il s’agit des dépenses relatives au déménagement proprement dit, des frais de transport et d’hôtel composant sa famille, des frais de voyage engagés pour la recherche du nouveau domicile, des frais de garde-meubles.

Les frais engagés par le salarié en situation de télétravail

Les frais engagés par le travailleur salarié ou assimilé en situation de télétravail, régie par le contrat de travail ou par convention ou accord collectif, sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi exonérées de cotisations sociales, sous réserve que les remboursements effectués par l'employeur soient justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le travailleur salarié ou assimilé. 

Trois catégories de frais peuvent être identifiées :

  • les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel ;
  • les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique ;
  • les frais de matériel informatique, de connexion et fournitures diverses.

Si les salariés de l’entreprise bénéficient des titres-restaurants, il en est de même pour les télétravailleurs à domicile, nomades ou en bureau satellite.

Nous reviendrons sur ce sujet dans un article spécifiquement dédié.

Les frais liés aux outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC)

Le salarié qui est autorisé, conformément au contrat de travail, à utiliser à des fins professionnelles les outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC) qu'il possède peut être remboursé par son employeur des dépenses ainsi engagées à titre de frais professionnels.  Elles sont considérés comme des charges à caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi.

Les « nouvelles technologies » prennent diverses formes : Internet, ordinateur, téléphone portable, modem, progiciels… Les remboursements effectués par l’employeur doivent être justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié. L’indemnisation des frais engagés par les salariés pour l’utilisation des NTIC ne peut être évaluée forfaitairement.

L’exonération peut porter sur le matériel informatique (prise en compte des annuités d’amortissement pour le matériel amortissable, valeur réelle de l’année d’acquisition sinon), les consommables et les frais de connexion.

Si l’employeur ne peut justifier de la réalité des dépenses professionnelles, la part des frais professionnels est déterminée d’après la déclaration faite par le salarié, évaluant le nombre d’heures à usage strictement professionnel, dans la limite de 50 % de l’usage total.

Les frais d'entreprise

L'employeur peut être conduit à rembourser des dépenses engagées par le salarié sans qu'il s'agisse d'élément de rémunération, d'un avantage en nature ou d'une indemnisation de frais professionnels ; il s'agit alors de frais d'entreprise. Les sommes, biens ou services attribués au titre des frais d'entreprise correspondent à la prise en charge de frais relevant de l'activité de l'entreprise et non de frais liés à l'exercice normal de la profession du salarié. Les dépenses engagées par le salarié doivent remplir les trois critères cumulatifs suivants : revêtir un caractère exceptionnel, être exposées en dehors de l'exercice normal de l'activité du travailleur salarié ou assimilé, et être exposées dans l'intérêt de l'entreprise.

Les principaux frais d'Entreprise peuvent être : cadeaux à la clientèle, repas d'affaires, voyage d'affaires, fourniture d'un vêtement de travail, frais d'entretien de ceux-ci, frais de séjour et de déplacement des salariés participant à des actions de formation professionnelle. Pour faire reconnaître la qualité de frais d'entreprise aux frais qu'il a remboursés au salarié, l'employeur doit être en mesure de produire les justificatifs correspondants (factures, pièces comptables , documents attestant de ce que la formation répond à une obligation légale ou conventionnelle, programme de travail, pour les frais de voyage, ...).

 

Ce que dit la Convention collective

 

La convention collective des bureaux d'études, dite aussi SYNTEC, comporte deux blocs d'items dédiés pour l'un aux déplacements en France métropolitaine (titre 8) et pour l'autre aux déplacements hors de France (titre 9). L'évocation des frais s'y fait dans le contexte de déplacements résultant d'un envoi en mission, le principe est posé sans être véritablement détaillé. Ce sont plus précisément trois articles que nous citerons qui ont un lien direct avec le sujet des frais professionnels. Le premier définit un postulat de base en la matière et nous aimons le rappeler régulièrement à notre Direction lorsque les règles de justice sont quelque peu malmenées par celle-ci...

Article 50 - Frais de déplacement  : Les déplacements hors du lieu de travail habituel nécessités par le service ne doivent pas être pour le salarié l'occasion d'une charge supplémentaire ou d'une diminution de salaire.
L'importance des frais dépend du lieu où s'effectuent les déplacements, ils ne sauraient être fixés d'une façon uniforme. Ils seront remboursés de manière à couvrir les frais d'hôtel et de restaurant du salarié. Ils pourront faire l'objet d'un forfait préalablement au départ, soit par accord particulier, soit par règlement spécifique approprié.

Le rappel est donc clair : la charge supplémentaire liée à l'exercice de la mission doit être compensée dans son entier. Nous avons vu que c'est là aussi le critère qui convient pour répondre à l'appellation de frais professionnels selon la définition faite par l'URSSAF. La suite de l'article fait référence à la variabilité inhérente des frais d'hébergement et de repas qui peuvent donc être négociés dans le cadre d'un forfait par un accord de gré à gré ou par un règlement (accord d'Entreprise dans notre cas, voire note d'Entreprise non encore diffusée à ce jour).

Article 51 - Ordre de mission : Avant l'envoi d'un salarié en déplacement, un ordre de mission sera normalement établi, se référant au présent titre. L'ordre de mission pourra être permanent pour les salariés dont les fonctions, telles que précisées dans le contrat de travail, les conduisent à effectuer des déplacements multiples pour des interventions ponctuelles.

Cet article est important car il définit le document qui définit contractuellement les conditions d'envoi en mission et notamment les défraiements envisagés. L'ordre de mission a valeur d'avenant au contrat de travail.

Article 53 - Indemnité pour déplacement continu : Le salarié dont la lettre d'engagement mentionne qu'il doit travailler tout ou partie de l'année en déplacement continu aura droit, outre son salaire, à une indemnité de remboursement de frais pendant la durée de ce déplacement. Cette indemnité sera :
– soit forfaitaire, auquel cas elle représentera la différence entre les frais de séjour et les dépenses normales du salarié s'il vivait au lieu où il a été engagé, et sera fixée par accord préalable entre l'employeur et le salarié, sauf règlement spécifique conformément à l'article 50 ;
– soit versée sur pièces justificatives.

Ce dernier article précise encore une fois l'alternative réservée au salarié sur le mode forfait ou réel de la compensation des dépenses supplémentaires engagées lors d'un déplacement de nature continu. La Convention n'apporte donc pas de véritables élément nouveaux en regard du cadre légal et jurisprudentiel mais il institue le principe de compensation des charges de mission et la contractualisation des conditions de déplacements.

 

Ce que dit l'accord d'entreprise

 

L'accord d'entreprise relatif aux conditions d'exercice des missions comporte un item sur les frais en cas de déplacement (§3.2.3). Il introduit un rappel à l'article 50 de la convention collective vu précédemment mais pose aussi le principe de la prise en compte des règles URSSAF :

"La politique de remboursement de frais tel que définie par les signataires du présent accord et la direction de l’entreprise s’attache à respecter l’article 50 de la Convention Collective applicable, ainsi que les limites imposées par les règles URSSAF. En cas de difficultés, la Direction des Affaires Sociales effectuera un arbitrage afin de trouver une solution adaptée à ces contraintes."

Il édicte aussi une notion fondamentale qui, nous le disions au début de cet article, est mis à mal par les adaptations du régime de frais réalisées en début d'année 2017 :

Par ailleurs, la politique de remboursement de frais est appliquée dans le cadre du principe de l’égalité de traitement.

Si vous constatez par vous-même une altération de ce principe, contactez-nous sans tarder. Les règles doivent être les mêmes pour tous...

Modalités de remboursement

Les frais ne seront remboursés que pour autant que cela aura été prévu sur l’ordre de mission correspondant. Toute note de frais non conforme à un ordre de mission valide ne pourra être payée. L’ordre de mission devra prévoir le niveau de remboursement pour chaque type de frais. Au cours de l’échange préalable à l’établissement de l’ordre de mission, toutes les explications sur le niveau de remboursement retenu devront être données par le manager. Le salarié aura la possibilité de demander à joindre à l’ordre de mission une note actant de ses demandes non satisfaites en termes de remboursement de frais.

Il vous appartient donc de vérifier l'exhaustivité des conditions de défraiement évoqués sur l'ordre de mission : soyez donc vigilant et faites-vous assister d'un représentant du personnel en cas de difficulté sur la mise au point de l'ordre de mission.

Les frais dus au salarié sur un mois considéré seront remboursés chaque fin de mois suivant, et inclus dans le virement correspondant au salaire. Ce remboursement fera l’objet d’une ligne distincte sur le bulletin de salaire. La fiche de démarrage de mission comportera une rubrique permettant au salarié de solliciter une avance sur frais pour le premier mois d’engagement des frais. Cette avance sera versée dans les 15 jours maximum qui suivent la signature de l’ordre de mission. Les modalités précises du versement de cette avance seront explicitées au salarié par son agence. En tout état de cause, l’entreprise s’engage à mettre en oeuvre tous les moyens (prise en charge directe, avances, etc.) de façon à ce que le salarié puisse assurer le démarrage de la mission sereinement.

Ce paragraphe est important eu égard aux quelques situations rencontrés auprès de consultants qui soit étaient contraint de débuter une mission dans l'urgence absolue sans aucun recul sur la préparation des conditions de frais, soit dépassés régulièrement financièrement par des frais récurrents et importants. Ces missions à l'équilibre financier précaire ne tiennent qu'en raison de conditions insuffisantes de défraiement et d'un salarié trop peu exigeant mais endurant  jusqu'au jour où il cède, usé nerveusement et physiquement. Rappelez-vous donc l'article 50 et veillez à peser justement vos dépenses vis-à-vis de ces "missions kamikazes"...

L'accord décline les conditions de remboursement des différents types de frais :

Les frais de transport

En cas d’utilisation du véhicule personnel pour les besoins de l’activité, hors cas de grand déplacement, les frais de déplacement sont remboursés sur la base du barème kilométrique suivant : 0,38 € x nombre de kilomètre parcourus. La distance indemnisée, lorsque le résultat est positif, est la différence entre la distance séparant le domicile du consultant du site client, et la distance séparant le domicile du consultant de l’agence. Dans les cas de grands déplacements, l’entreprise prend en charge le surcoût lié au déplacement entre le domicile du salarié et son lieu de mission.

Le barème d'indemnité kilométrique est révisable annuellement, il a été fixé à 0,42€ / km par annonce de la Direction lors de la conclusion de la NAO en avril 2017.

Les frais de logement

En cas de grand déplacement, l’entreprise doit prendre en charge l’hébergement du salarié du fait de l’impossibilité dans laquelle ce dernier se trouve de regagner son domicile. Dans ce cadre, l’hôtel constitue la règle et le principe.
De façon dérogatoire, l’hébergement en appartement peut être envisagé sur la base d’un commun accord entre le salarié et son manager. Dans ce cas, il est précisé que la prise à bail relève de la responsabilité du salarié. L’engagement financier de l’entreprise porte sur le remboursement du loyer et des charges et sur l’avance en trésorerie au salarié des frais annexes à la location (caution, dépôt de garantie, etc.). La prise en charge de certains autres frais d’aménagement, comme les frais d’installation d’une ligne téléphonique, devra être définie conjointement par le salarié et le manager et ne pourra faire l’objet de remboursement que sur présentation de facture.
Il est de la responsabilité de l’entreprise de rechercher le logement dans lequel sera le salarié tout au long du grand déplacement. Dans ce cadre, la recherche se fera au regard de critères liés à la décence et au confort du logement, à son emplacement par rapport au lieu de mission et à l’activité urbaine proche. Ces critères pourront être précisés par une note de service.
La norme est constituée par l’indemnisation des frais de logement au travers d’un forfait par nuit. Dans ce cas, le forfait est plafonné à la limite URSSAF en vigueur. Cette indemnisation forfaitaire ne couvre que les frais d’hébergement et de petit déjeuner. Si la recherche d’un logement ne peut aboutir dans le cadre de l’attribution d’un forfait plafonné, l’hébergement sera remboursé sur la base des frais réels, éventuellement plafonnés, sur justificatifs.

Les frais de logement sont couramment engagés par l'Entreprise qui est en lien avec un partenaire spécialisé. Il s'agit pour vous de vérifier l'adéquation des critères évoqués pour le logement.

Les frais de repas

L'accord indique que les salariés en déplacement disposent pour leur déjeuner soit d'une indemnité forfaitaire de repas d’un montant minimum correspondant à la part patronale du ticket restaurant et dans la limite du barème URSSAF en vigueur. Cette disposition entre en conflit avec les règles posées par l'URSSAF dans sa lettre-circulaire de juillet 2015, AUSY a donc imposé le ticket restaurant dont la valeur faciale est à présent de 7,50€ depuis le 1er janvier 2017 avec une participation 60% employeur/ 40% salarié . Ces frais de repas ne peuvent être octroyés que si la pause déjeuner est encadrée, dans la même journée, par deux périodes de travail. L'inter-contrat réalisé à domicile ne donne pas lieu à une compensation de repas.

En ce qui concerne les salariés en grand déplacement, la participation de l’employeur aux frais de repas au titre du diner fait l’objet d’une indemnité forfaitaire dans la limite du barème URSSAF. D’un commun accord entre le salarié et son manager, les frais de repas peuvent faire l’objet d’un remboursement aux frais réels, sur présentation des justificatifs, éventuellement dans la limite d’un plafond pouvant excéder la limite URSSAF.

Autre frais

Les autres type de dépenses sont négociables, preuves à l'appui, dans la limite du réglementaire URSSAF :

Les frais de blanchisserie et de téléphone peuvent également faire l’objet d’une prise en charge en cas de grand déplacement. Tout autre frais, directement ou indirectement induit dans le cadre de la mission, peut faire l’objet d’une négociation entre le manager et le consultant, préalablement à l’envoi en mission ou à tout moment pendant la mission, étant précisé que l’appréciation de la prise en charge de ces frais se fera notamment au regard du respect des règles URSSAF. Cette négociation se fera sur la base d’éléments fournis par le salarié à l’appui de sa demande.

Bien que cela puisse se faire à tout moment, nous vous conseillons fortement de prévoir ces dépenses annexes avant l'envoi en mission. Et encore une fois, nous sommes là pour vous conseiller et intervenir en médiation.

 

Ce que pratique AUSY ... officieusement ... en attendant une note officielle

 

Afin que vous puissiez vous faire une idée des pratiques en cours dans l'Entreprise, nous allons vous décrire ce qui a lieu de faire office de règles chez AUSY sur la base d'un document officieux en notre possession. Nous parlerons pas ici des grands déplacements dont la gestion se fait conformément aux usages de l'URSSAF et de l'accord d'Entreprise.

Les indemnités repas : plus de forfait, le ticket pour tous

AUSY décide de se conformer au règles URSSAF en considérant le consultant en poste sédentaire dès le premier jour de mission chez le Client et attribue par voie de conséquence systématiquement un titre-restaurant d'une valeur faciale de 7,50€ à charge employeur 60% / salarié 40%. Cette règle est uniformément respectée dans l'entreprise. La compensation n'a lieu que pour une journée complète travaillé. Elle exclu le cas de l'inter-contrat à domicile mais est valide dans le cadre du télétravail. Les titres-restaurant sont remis en considération du nombre de jours ouvrés du mois à venir (M) déduction faite des absences du mois M-1.

Les indemnités transports : de 50 à 100% de l'abonnement ...

L'indemnité de transport pour les déplacements entre la résidence habituelle et le lieu de travail est remboursé sur présentation impérative d'un justificatif d'abonnement annuel, mensuel ou hebdomadaire de transport en commun (SNCF, RATP, Bus, Velib'). La prise en charge est réalisée a minima à hauteur de 50 % de l'abonnement et peut atteindre 100% de celui-ci. Peu de choses à redire car cette mesure est conforme au réglementaire URSSAF, il reste cependant à acter d'une uniformité du taux de prise en charge pour tous les consultants concernés, ce qui n'est pas acquis pour l'heure...  Un rappel toutefois : la part de prise en charge supérieure à 50% est soumis à l'impôt sur le revenu.

Les indemnités kilométriques : distance réelle par contrainte ou plafond par convenance

S'agissant du trajet domicile-client , deux situations sont possibles et strictement réglementées :  la convenance personnelle ou la notion de nécessité.

Si le salarié a accès aux transports en commun et que l'utilisation du véhicule personnel (voiture, deux-roues) relève d'une convenance personnelle, une prise en charge en remboursement d’indemnités kilométriques pourra se faire, sur accord du manager. Celle-ci sera faite selon la règle distance aller-retour domicile-client mais dans la limite de 100% du coût d'abonnement du transport public. L'indemnité est de 0,42€ /km pour une voiture et 0,33€ / km pour un deux-roues.

Si le salarié est contraint d'utiliser son véhicule :

- soit en raison des conditions d’horaires particuliers de travail ne permettant pas de prendre les transports en commun (cas : travail de nuit, horaires décalés),
- soit parce que ce trajet domicile lieu de travail-domicile n’est pas desservi par les transports en commun ou l’est dans des conditions incommodes. Les horaires et le temps de trajet induit doit être significativement disproportionné entre véhicule personnel et transports collectifs. La justification doit se baser sur les moyens de transports existant et le constat d’une incommodité : durée rallongée significativement (+ de 25 minutes), 1 train par heure, 3 changements...).

Le remboursement est alors à hauteur du trajet aller-retour domicile - client avec le barème de 0,42 €/km  (0,33 € pour 2 roues). Les justificatifs à produire sont la carte grise, le permis de conduire et les éléments de calcul des temps de trajet (Google Maps). Cela doit être validé par le manager et figurer sur l'ordre de mission.

Dans le cas d'un déplacement exceptionnel de nature professionnel (trajet entre le site client et un autre site), les indemnités kilométriques font l'objet d'une prise en charge sans conditions et suivant les mêmes règles de calcul que cités précédemment. Pour toute demande du client, un mail devra être fait par le consultant à son Manager, copie client, pour justifier et engager le remboursement. Le caractère professionnel du déplacement doit être établi dans l’ordre de mission ou dans l’additif.

Encore une fois, cette disposition respecte le réglementaire URSSAF et vient bouleverser les modalités contenues dans l'accord d'entreprise sur le taux de prise en charge (plafonnée ou non selon la convenance ou la nécessité) et la distance prise en compte (plus avantageuse ici).

Deux remarques s'imposent toutefois :

- l'interprétation de l'incommodité des transports publics reste sujette à caution : la durée rallongée de 25mn est ici une tolérance qui n'est pas explicitement évoquée par l'URSSAF. Selon nous, toute économie de temps sur le transport en commun peut valoir justification, mais là encore faut-il tenir compte de la densité de circulation ? des retards dans les transports ? Tout cela s'interprète et se discute...

- il est surprenant ici de découvrir qu'AUSY applique un barème spécifique aux deux-roues qui n'avait encore jamais eu d'existence officielle. Si vous voulez jouer, invoquez donc l'accord d'entreprise...

Téléphonie / internet : 50% sur facture

La prise en charge d'un abonnement de cette nature est limitée à 50% du montant de la facture hors option. Cette disposition est aussi conforme au réglementaire URSSAF. La limite de 50% est ici imposée car elle évite à la Direction de devoir justifier de la part d'utilisation à des fins professionnelles. Cette modalité de remboursement s'est ainsi répandue lors de la réforme des frais des consultants réalisée en fin d'année 2016 pour compenser entre autre les pertes lors du passage des forfaits repas au ticket restaurant. A ce jour, la pratique n'est pas uniforme sur l'entreprise et on peut donc s'interroger sur la fameuse égalité de traitement...

 

Et maintenant ? lisibilité et moralisation

 

Lors de la séance du Comité d'Entreprise du 31 octobre 2018, la Direction a annoncé enfin finaliser une note sur la politique de frais qui sera soumise aux élus vers fin novembre 2018. Il est plus que temps depuis que la promesse existe, la proximité du basculement vers de nouveaux outils de saisie des frais rend bienheureusement inévitable cette formalisation. Cette politique sera probablement en ligne avec nos annonces sur les pratiques actuelles et souhaitons-le plus détaillée. Il y a donc de grande chances qu'elle s'inspire directement des règles URSSAF et entre en conflit avec certains articles de l'accord d'Entreprise. AUSY va devoir donc se justifier de la non-application du droit conventionnel en matière de conditions de mission. Dénoncer l'accord ? Proposer un avenant ?  Faute de quoi, vous serez en droit de réclamer une conformité et qu'importe si AUSY doit assumer des charges sociales supplémentaires...

Quel que puisse être la nature d'un note aboutie sur la politique de frais, ce sujet reste soumis à des applications permissives et variables qui prennent quelque liberté avec le Droit. En d'autre termes plus directs, malgré ou à cause de la réforme de 2016, la pratique de faux frais subsiste encore et toujours pour compléter la rémunération de certains collaborateurs. Il s'agit d'y mettre un terme (en incorporant dans le salaire ces éléments) et de disposer d'une politique écrite, claire et égalitaire, en pleine adéquation avec le droit, la morale, la justice et le pouvoir d'achat des salariés. Vous savez maintenant tout, rendez-vous donc d'ici la fin d'année pour les annonces de la Direction sur ce sujet...

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