Les élus CFDT CE et CHSCT ont pu assister le 27 novembre à une démonstration (ou plutôt la présentation d'une maquette) du nouveau portail web destiné à la saisie des activités des consultants et par extension destiné à l'usage de l'ensemble des salariés. Ce portail comporte trois volets principaux : imputation du temps, déclaration des absences, gestion des frais. Il est présenté comme se substituant à l'outil TimeNet en janvier 2019. Concernant les activités au forfait, les consultants saisiront leurs activités dans JIRA dont les informations seront ensuite déversées dans ce nouveau portail Web. En conséquence, l'outil InputER sera lui aussi résorbé.
Ce nouveau portail est présenté comme apportant des progrès notables en ergonomie et en temps de réponse mais aussi de développer plus d'interactions entre le collaborateur et l'Entreprise. L'objectif est non seulement d'effectuer de la saisie mais aussi d'obtenir de la restitution d'informations. Avant d'effectuer le déroulé de la présentation, le Directeur Administratif et Financier précise qu'elle est le relief de la situation à date, soit un mois avant le déploiement. Nous allons voir que l'état de l'art fait apparaître une esquisse plutôt qu'un outil abouti...
L'accès à l'interface se fait bien évidemment avec un nom d'utilisateur et de mot de passe. Le masque de saisie des activités comporte un affichage à la semaine (tel que présenté ce jour) et au mois (encore en développement). La saisie sur les week-ends ou jours fériés est masquée par défaut mais est accessible. La nouveauté de ce portail consiste à la saisie des temps de travail en heures et minutes avec une granularité de 10 ou 15mn. Nous constatons très vite que nous avons affaire à une maquette plutôt qu'à une démonstration opérationnelle puisque la saisie qui nous est présentée sur une journée est limité à 4h 40mn ! Tout cela n'est pas très sérieux...
Les missions sont crées en amont par le manager, si toutefois le projet n'existe pas dans l'interface, il est possible de créer une activité correspondant au projet (en précisant un intitulé suffisamment explicite) qui sera ensuite rapproché de la mission adéquate dans le système d'informations (ce travail sera réalisé par l'assistante).
Les absences apparaissent dans le masque de saisie lorsqu'elles ont été préalablement déclarées, Il est toutefois possible de les saisir a posteriori (absence imprévue) lors de la saisie des activités. Il est étonnant à ce stade d'entendre que la liste des activités que l'utilisateur peut créer n'est pas figée et que par exemple la saisie d'activité de délégation pour les représentants du personnel n'est pas encore prévue. La réponse invariable est alors "nous sommes en mode agile, l'évolution se fait au fil de l'eau". Certes, mais sans spécifications initiales ? Tout cela donne l'impression que nous découvrons notre activité sans intégrer notre expérience passée. L'agilité ne doit pas être un prétexte pour céder la place à l'amateurisme...
Le principe qui a été adopté est de permettre un libre déclaratif du temps travaillé chaque jour. Cela est une bonne chose mais les temps de repos quotidiens ne sont pas vérifiables puisque la saisie se fait en charge (nombre d'heures) mais sans indiquer de plages (heure de début, heure de fin). Pour rappel, Tout salarié doit bénéficier d'une période de repos quotidien entre deux journées de travail. La durée légale de repos est d'au moins 11 heures consécutives. La version présentée du portail ne permet la validation de la saisie par le consultant que s'il accepte explicitement avoir respecté les temps de repos par une case à cocher. Cela est pour le moins déroutant et peux valoir une fausse déclaration faute de quoi on ne peut valider. Cette disposition entre clairement en conflit avec le cas de salariés en astreintes dont les horaires peuvent compromettre le temps de repos. Il manque là un dispositif de supervision de l'Employeur ou une prise en compte de ce type d'activité. A l'identique le travail de nuit et ses particularités n'est ici pas traité dans la maquette présentée. La Direction indique qu'un menu astreintes/nuit/heures supplémentaires sera jouté à la version actuelle sans préciser son fonctionnement...
Cette philosophie affichée de ne pas brider la saisie des temps à la durée légale hebdomadaire (36h30 pour la majorité du personnel de l'Entreprise) implique un traitement de contrôle des heures supplémentaires de la part des assistantes. Pour rappel, l'accord d'Entreprise stipule que "les heures supplémentaires sont des heures accomplies à la demande expresse de la hiérarchie ou validées a posteriori par le manager après information de ce dernier par le salarié". Ce point interpelle particulièrement car l'assistante devra donc vérifier la validation de ces dépassements horaires en contactant le manager de mission (dont elle ne dépend pas forcément) ou encore un manager technique de la Direction des projets s'il s'agit d'un projet en engagement de résultat. Encore une fois, nous ne disposons pas d'un worflow de validation clair et précis. Il apparaît toutefois que le système d'informations établira un rapport de la production des temps et relèvera les situations qui nécessiteront un arbitrage manuel (activité projet créé par le consultant, dépassement de temps). Dans la première version de l'outil (V0), l'assistante devra réaliser cette régularisation alors que dans la version suivante, les heures supplémentaires non validées parviendront directement au manager concerné. En synthèse, la philosophie du portail est donc d'accepter la réalité du déclaratif de temps, celui-ci sera validé en amont ou en aval. Le refus d'heures supplémentaires de la part du manager sera justifié à l'aide une zone de commentaire prévue dans l'outil. Nous demandons à ce qu'il y ait une contrainte de réponse argumentée.
Une lacune apparaît sur la récupération des informations de saisie par le consultant, elle ne peut se faire encore et toujours que par copie d'écran (imprimer à l'heure du digital, une hérésie). Nous demandons à ce qu'un récapitulatif envoyé par e-mail puisse être possible (qui a un effet d'accusé réception de déclaration) ou encore de disposer d'une fonction d'export Excel/PDF dans le portail. La demande d'export est entendue et fera partie de la V1. De même une fonction d'import permettrait au consultant de charger sa production à partir d'un fichier. En réponse partielle à cela, la Direction nous indique la saisie des temps et les possibles modifications de celles-ci ne pourront se faire que par l'utilisateur concerné. Ainsi en cas d'erreur de saisie, le timesheet sera rejeté et ré-ouvert au consultant pour modification. Il sera la seule personne à pouvoir avoir des droits d'accès en écriture. C'est un (bon) choix assumé de la Direction. Un débat s'engage sur la possibilité de pré-remplir par défaut l'activité du consultant, cela reste soumis à la validation de celui-ci mais nous préférons que ce choix soit fait aussi par celui-ci via l'activation d'une case à cocher, et cela afin de ne pas aller à l'encontre du contrôle absolu du collaborateur sur sa saisie. La saisie de l'activité se fait en deux temps : saisie simple et soumission pour validation. Cette validation sera indiqué sur un champ sur l'écran et sur l'export afin de certifier le statut du déclaratif.
La question de la fréquence du déversement des informations de saisie de temps provenant de JIRA est abordée pour les projets en engagements de résultats. La Direction répond qu'elle se fera à la semaine ou chaque soir. Nous préférons une mise à jour quotidienne plus réactive par rapport aux fin de mois. L'outil maître de saisie des temps pour ces projets demeure JIRA. En cas de modification des temps a posteriori, le consultant devra intervenir sur JIRA, puis revalider son déclaratif sur le portail. La production de janvier sera faite intégralement dans JIRA pour les projets en ER.
Nous posons la question du délai limite pour apporter des modifications à ses temps s'agissant des clôtures actuelles contraignant les consultants à fournir un déclaratif aux alentours du 23 de chaque mois et qui demeure donc en partie prévisionnel. L'écran de saisie du portail indique la mention du délai limite à respecter. Toute régularisation, issue d'un changement imprévu sur les derniers jours du mois, interviendra alors sur le mois suivant soit comme ce qui se pratique actuellement.
Les collaborateurs en structure utiliseront le même portail que les consultants mais disposeront d'une seule ligne d'imputation d'activité. Cela reste discutable, certains services en surcharge mériterait plus d'attention sur la répartition de leurs tâches. Par extension, la totalité des salariés soumis à la paie AUSY devra déclarer saisir son activité dans le portail.
La saisie des activités des salariés en modalité jours ne seront pas traités dans la version V0 mais dans la V1 prévue pour avril 2019. Dans l'intervalle, cette saisie sera traitée par les assistantes.
En réponse à une question sur la visibilité de l'activité qui peut être fournie à un Client, la Direction évoque la version V1 intégrera la possibilité d'éditer un procès-verbal actant d'un nombre de jours produit sans mention de nom de l'intervenant et pouvant être produit au Client.
La saisie des congés est l'objet de moins de débats. Cette partie est en connexion avec le service paie et reflétera fidèlement les informations à l'image de celles contenues dans le bulletin de paie. La gestion des repos compensateurs n'est pas prévue à ce stade dans la version V0, cela sera dans l'intervalle géré par les assistantes. Pour l'heure, ni le bulletin de paie, ni les outils en ligne ne comporte de gestion de ces repos compensateurs. Nous demandons là une remise à niveau du Droit issu de l'accord d'Entreprise qui n'est toujours pas géré depuis cinq ans de cela. La Direction évoque la marginalité de cet aspect et prévoit pour l'instant un process d'exception géré par l'assistante. L'ergonomie du dispositif de pose des jours de congés est discutable en l'état par l'ambiguïté des termes évoqués, cela est facilement ajustable.
Le dernier volet de gestion du portail concerne les frais. Chaque lot de frais aura en vis-à-vis un statut par étape (soumis, validé, mis en paiement, payé) et un lexique rappelant sa signification. Un statut partiellement validé fera apparaître le détail des pièces et celles qui seront éventuellement rejetées ou écrêtées à un certain montant. Le débat s'organise autour des règles équitables auprès des salariés qui ne sont toujours pas connues à ce jour. En réponse, la Direction confirme la prochaine communication d'une politique de frais, fameuse arlésienne depuis maintenant plus de deux ans... La saisie de la note de frais est associée à une activité, une liste déroulante permet d'en préciser la nature. Pour les calculs de trajets, la maquette présentée indique des champs "ville de départ" et "ville d'arrivée" qui sont plutôt à interpréter comme des adresses puisque l'outil sera adossé à une application de calcul de distances qui, pour être pertinente et précise, doit pouvoir faire état de localisations précises. Comme cela était prévu, un justificatif numérisé pourra être téléchargé sur le portail, le salarié conservera ainsi son justificatif original en cas de contrôle URSSAF. Le débat sur la responsabilité de la preuve intervient : en vertu d'un décret de loi, la conservation d'un exemplaire numérique du justificatif de frais fait office de preuve à la condition de respecter les contraintes suivantes : suivi des conditions de dématérialisation, archivage sécurisé et garantie d’intégrité du document, fournie par une signature ou une empreinte électronique. A défaut et c'est ce qu'AUSY prévoit, c'est au salarié de porter la preuve et conserver le justificatif le temps nécessaire requis par l'URSSAF (cinq ans). La Direction répond s'être assuré auprès de RANDSTAD que la conservation d'un exemplaire numérisé suffit aux yeux de l'URSSAF. Pour cela, la norme demandée est de garantir la traçabilité de l'intégralité des documents sur un serveur via une GED, leur horodatage, leur localisation unique et leur intégrité. Cela ne nécessite donc pas le recours à un tiers de confiance selon la Direction. Ce point reste à confirmer auprès des élus.
Un point rapide est enfin communiqué sur le déploiement de Changepoint qui sera en quelque sorte le coeur d'articulation du système d'informations d'AUSY en récupérant les données de temps pour la traduire en éléments de facturation. Actuellement, les key users sont formés sur la volet facturation. Les équipes ADV seront ensuite formées courant décembre sur le sujet facturation. Le contenu de la formation des assistantes est en cours d'écriture.
Cette présentation d'une maquette encore branlante et imparfaite du portail n'était pas franchement destinée à rassurer les esprits chagrins. Si l'on veut voir le verre à moitié plein, on notera le grand pas en avant qui consiste à libérer la parole du salarié qui aura le contrôle intégral de son déclaratif horaire et les avancées notables promises en matière d'ergonomie et de traçabilité. A l'inverse, la moitié vide du verre se traduit par de nombreuses approximations, incertitudes voire manques dans la version primaire V0 de l'outil prévue en déploiement dès janvier. Au sortant de cette présentation, nous sommes bien en mal de cerner exactement le périmètre prévu du portail à échéance ... d'un mois. Et c'est tout de même un tantinet inquiétant. Il reste espérer que le portail se veuille fiable lors de son premier déploiement, quitte à pester sur l'absence de telle ou telle fonctionnalité plutôt que l'inverse.
Ainsi, la gestion des temps spéciaux (heures supplémentaires, nuit, week-end, jours fériés , astreintes) reste abstraite et contradictoire avec l'absence de gestion des temps de repos quotidien. Nous ne voyons donc pas comment en l'état l'outil peut gérer efficacement la règlementation légale ainsi que les dispositions conventionnelles relevant du SYNTEC et de l'accord d'Entreprise. Il est vrai que la Direction a convié les organisations syndicales à négocier dans le cadre de la NAO sur les futures fonctionnalités de ce portail de saisie des temps. On nous annonce que ce qui sera ainsi négocié sera implémenté dans l'outil. Certes, mais en dehors des astreintes qui est un sujet en cours de négociation, nous demandons plutôt là l'application véritable de l'accord d'Entreprise sur l'aménagement du temps de travail et notamment sur la gestion effective des repos compensateurs et des compteurs d'heures supplémentaires. Il est étonnant à ce stade de ne pas disposer d'un projet plus abouti sur le respect des modalités en vigueur au sein de l'Entreprise. La Direction souhaite de plus introduire la notion d'horaires variables (plages fixes et plages mobile), ce point est plutôt délicat au vu de la version du portail qui nous est annoncé...
Le choix assumé de laisser le salarié déclarer son temps est à saluer, en conséquence de cela les arbitrages en matière d'heures supplémentaires vont certainement se multiplier. Cela aura probablement le mérite d'une prise de conscience des salariés sur leur charge de travail et les aideront à capitaliser par des preuves tangibles de leur activité et mieux être en capacité de négocier avec leur manager. Nous ne pouvons qu'adhérer à cette disposition.
Sur le plan des fonctionnalités, la version V0 se promet d'être basique, ne disposant même pas d'un export des déclarations, un comble. Il est choquant de constater que le salarié devra lui-même observer le respect des ses temps de repos quotidiens (11 heures) au risque de ne pouvoir valider son activité. Comment ne pas être surpris par cette sanction a posteriori ? Il eut été plus judicieux de placer le collaborateur dans un contexte préventif et de l'informer de ses droits au repos par une mention bien visible sur le portail.
Enfin, des approximations dans les réponses persistent et nécessitent d'être levées : fréquence de déversement des informations de JIRA vers le portail ? JIRA est-il bien l'outil maître de saisie des temps ? l'archivage des justificatifs de frais sous format électronique décharge-t-il le salarié de la preuve et dispense-t-il celui-ci de la conservation du justificatif papier ?
Nous ne pouvons en guise de conclusion que s'étonner de disposer d'informations sur les processus en dernière minute de la consultation des instances sur le projet (rebaptisé DIGIT) de digitalisation mené maintenant depuis un an. Voilà qui démontre bien que la maturité du projet est extrêmement tardive par rapport à l'échéance du 31 décembre 2018. Le risque est patent de constater des incidents et une surcharge de travail pour les équipes back-office au changement d'année. Le travail n'est ensuite pas terminé eu égard aux ambitions affichées d'automatisation des tâches (deux autres déploiements sont prévus en avril et septembre 2019) et nous aurons l'occasion de veiller à ce que les traitements soient enfin conformes au respect du droit des salariés et gérés de façon équitables et en toute transparence.
Une remarque en toute dernière réflexion si nos dirigeants nous lisent dans le détail : il serait de bon ton de donner un nom concret à ce portail ! C'est ainsi aussi de cette manière que les salariés peuvent mieux s'approprier son existence et notre Direction être en capacité de "marketer" son bébé... à moins d'en avoir honte dans quelques semaines au vu de son état de grand prématuré... smiley triste ou joyeux à votre guise...