Ludovic, Directeur Exécutif, a présenté fin avril en instance CHSCT le projet de revisite des locaux de la DOP Industrie situé au 5ème étage du siège social de Sèvres. Celui-ci est une déclinaison concrète du chantier de réflexion "Fier d'être AUSY" ayant généré le plan "Horizon 2020" dont les quatre piliers sont innovation, performance, éthique et croissance. Il nous est apparu intéressant de vous décrire ce projet qui s'intègre donc dans la nouvelle vision voulue par notre Direction. Celle-ci s'oriente vers une modernisation de son image à tous niveaux et ici en l'occurrence vers les nouvelles tendances de l'espace de travail observées en Entreprise.
Ce réaménagement suit plusieurs axes :
- Une communication libérée entre les salariés : l'idée est d'ouvrir les espaces et de faciliter la communication entre les équipes de l'étage : Chargés de recrutement, Managers, Assistantes
- Créer une bonne ambiance et favoriser l'épanouissement des salariés
- Améliorer la réactivité, être plus agile
- Avoir plus d'efficacité dans le travail en équipe
- Installer des espaces de coworking
- Moderniser les univers de travail en cassant les codes existants (longs couloirs, bureaux fermés) dans le but d'être plus en interaction, en communication.
Concrètement, cet aménagement sonne la fin des bureaux individuels (y compris pour les Directeurs Opérationnels de département Yann et Xavier ainsi que pour Ludovic) pour céder la place à des espaces de travail collaboratifs. Chaque Département de la DOP Indus aura un espace dédié. Pour l'heure le décloisonnement ne concerne pas le bureau des assistantes qui demeurera de type fermé en raison des données personnelles de collaborateurs. Le projet de digitalisation devrait permettre de lever cet obstacle à terme.
Un espace détente, équipé d'une cuisine et de café à accès gratuit, est crée afin de travailler de manière moins rigide ou réaliser des réunions de manière moins formelle. Les bureaux et chaises sont entièrement renouvelés . Hormis les chargés de recrutement équipés de poste fixe, les salariés sont équipés de PC portables ayant la capacité de se connecter à tout endroit via une station d'accueil équipé d'écran et de clavier. A terme l'ensemble de la population migrera en PC portable. On remarquera dans ce genre de projets qu'il n'est jamais prévu la possibilité de fournir des bureaux à hauteur réglable ou encore des écrans ajustables verticalement. Et pourtant, c'est une priorité de confort que de pouvoir modifier ces paramètres en fonction de votre morphologie. Combien sommes-nous à glisser une ramette de papier sous notre écran ? Il est d'ailleurs regrettable que les fabricants ne proposent pas systématiquement de pied réglable pour les moniteurs...
Cette disposition nomade participe au principe de former des espaces projets pendant un temps et une problématique donnés, afin de favoriser l'échange direct et créer une dynamique de reconfiguration intellectuelle (en bref, éviter l'usure par l'habitude). Des casiers personnels fermés accueilleront les documents ou objets personnels des salariés et peuvent servir de boîte aux lettres confidentielles.
Les équipes de CRH (Chargé de Recrutement) sont réparties en deux pôles de département pilotés respectivement par Morgane et Stéphanie. En marge des deux salles prévues, plusieurs mini-salles dé réunion, équipés d'écran vidéo connecté et permettant la visio-conférence, peuvent accueillir quatre personnes. Deux mobiliers Loungescape semi-fermés permettent à quatre personnes de se réunir en vis-vis dans un espace intime et connecté. Des phone box fermés sont disponibles pour s'isoler et procéder à une conversation téléphonique tout ayant son PC, permettant d'éviter de mobiliser des salles de réunion. En résumé, une variété d'espaces sont proposés pour satisfaire au mieux le besoin en fonction du nombre de personnes et de la nature du travail.
Le projet s'accompagne d'une transition vers une philosophie paperless (zéro papier) sous l'effet du projet digitalisation en cours. Cette évolution s'accompagne d'une appréhension légitime pour certains. Nous vivons tous de profonds changements sur notre manière de travailler et d'échanger nos informations. Ce virage est inéluctable, il faut cependant s'interroger sur la certification/signature des documents et notamment lors d'entretien de carrière où les notes seront prises électroniquement. Ce projet, porté avec conviction par celui qui le présente, se veut pilote et voulu comme destiné à être embarqué pour l'ensemble du Groupe à l'horizon 2020.
Une réflexion a été mené pour mettre fin aux téléphones fixes et utiliser la voix sur IP mais elle n'a pas eu de suites concrètes. La visioconférence est largement déployée à présent chez AUSY avec l'utilisation de la solution BlueJeans. Le recours à des salles virtuelles de réunion via cet outil est très satisfaisant pourvu d'avoir une connexion de bonne qualité. Il se fait sur Sèvres en sollicitant l'intervention de Lysiane, Audrey ou Rumpha. Une réunion a déjà permis de faire communiquer 80 points de connexion entre eux, le potentiel de l'outil est de 150. Cette solution de visio-conférence cryptée a été suggérée par notre entité américaine Celerity.
Le budget de ce réaménagement est évaluée à mi-chemin entre 100 000 et 200 000€. Une bien coquette somme pour satisfaire la cinquantaine de salariés de structure encadrant près de 650 consultants au sein de la DOP Industrie parisienne. On peut donc en premier lieu s'interroger sur cet investissement qui vient s'ajouter à d'autres et on aimerait une heureuse contrepartie que l'on attend toujours pour nos consultants (une messagerie professionnelle par exemple)... Gageons que ce réaménagement sera suivi par d'autres à commencer par le site du siège social ne serait-ce qu'en raison de criantes inégalités de traitement : tout le mobilier est ici changé alors que d'autre services peine à renouveler un siège ou une table. La facture "coworking" va donc s'alourdir significativement et nous n'en voyons que la partie émergée.
Une fois considéré l'aspect financier, il faut reconnaître la cohérence de la démarche et surtout l'intention de se dispenser de l'étape de l'open-space ouvert à perte de vue pour organiser directement les espaces de travail selon les standards actuels, plus à l'écoute du bien-être des salariés. L'avantage indéniable est de casser l'austérité des codes ancestraux avec un couloir interminable jonché de portes fermées ou non et l'impression à chaque pas de visiter un musée et la crainte permanente de déranger. Le point de vue du visiteur ne vaut évidemment pas celui du visité qui peut ressentir un manque d'intimité certain et une perte de concentration. Cela bouleverse effectivement les habitudes et on peut comprendre que chacun aura une réceptivité propre du changement en fonction de sa personnalité.
On nous assure avoir associé les équipes au projet afin de favoriser l'adhésion, il faut cependant contrôler a posteriori le ressenti des mêmes équipes car des points d'amélioration seront sûrement nécessaires à commencer sans doute par les nuisances sonores qui se révèlent toujours tôt ou tard dans des espaces ouverts. Tout n'est donc pas noir ou blanc, disons simplement que ces configurations ont le mérite de mieux mixer les équipes et développer des échanges qui n'auraient pas eu lieu si la configuration bureaux avait subsisté.
Il est dommage de ne pas avoir engagé ces principes sur les espaces dédiés aux consultants travaillant sur des projets dans les locaux de l'Entreprise. Ce sont eux qui ont dû subir la mode des open-space de 50 places en batterie (comme des poulets) il y a déjà une dizaine d'années alors que le management demeurait dans ses vastes bureaux bien souvent individuels. Qui des deux a le plus besoin de concentration sans être obligé de porter un casque sur les oreilles toute la journée ? La CFDT voudrait voir cette époque révolue et l'effort doit donc profiter à toute et tous, les conditions et la qualité de vie au travail est à ce prix.
Cette reconfiguration a un aspect pratique assez handicapant et imputable à la politique d'AUSY de ne pas communiquer d'organigramme ou de trombinoscope maison. Si vous cherchez un collègue méconnu, la mention des noms sur les encadrements des portes de bureau vous sauve, ici vous devez vous fier à votre instinct... sauf à espérer qu'AUSY fasse enfin sortir de terre son nouvel Intranet équipé d'un annuaire interne comme présenté aux syndicats. C'est là un élément indispensable face aux changements actuels et là aussi AUSY se rend compte qu'il faut changer d'époque et accepter une transparence interne.
La digitalisation à outrance doit être bien encadrée par des processus établis, nous en reparlerons dans le cadre du chantier correspondant. Mais le zéro-papier en conséquence n'est pour nous pas une fin en soi : le travail sur écran devient pour tous majoritaire dans notre temps et il faut prendre garde à la fatigue visuelle engendrée par cette pratique, en plus de la distanciation qu'elle génère dans les rapports. On ne se parle plus guère, on s'écrit des e-mails pour tout formaliser : ce qui comporte des avantages a aussi son lot d'inconvénients. Le coworking peut briser cela et favoriser aussi l'insertion de pauses nécessaires pour lever les yeux de son écran. Dans le même ordre d'idée, le décloisonnement favorise l'entrée de lumière et aère beaucoup en donnant la sensation d'espaces agrandis.
Bien avant une célèbre entreprise de transports au coeur de l'actualité syndicale, Aristote nous apprenait que le progrès ne vaut que s'il est partagé par tous. C'est par ce clin d'oeil que nous concluons cet article qui peut ne pas vous concerner concrètement mais qui résonne bien au delà de ce simple projet et questionne sur l'univers de travail de demain. L'environnement de travail est l'affaire de ceux qui y vivent, ne l'oublions pas.